Hämeenkyrön kunnan talouspalveluiden tietojärjestelmädokumentti

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on Hämeenkyrön kunnan talouspalveluiden toiminnan kannalta oleellisten, tietojärjestelmää koskevien tietojen keruu ja niiden pohjalta laadittu tietojärjestelmädokumentti. Dokumentin tavoitteena oli turvata Hämeenkyrön kunnan taloushallinnon palveluiden ja maksuliikenteen ajantasainen ja tietoturvallinen toimiminen sekä helpottaa järjestelmän hallinnointia ja ylläpitoa. Lisäksi opinnäytetyön toivottiin toimivan tulevaisuudessa käsikirjana ja esimerkkinä muille Hämeenkyrön kunnan palvelualueille niiden tietojärjestelmien dokumentoinnissa.

Tietojärjestelmädokumentin tiedot kerättiin tutkimalla asiaa koskevia asennus- ja palaverimuistioita, sähköposteja ja tiedostoja ja tekemällä löydetylle materiaalille aineistoanalyysin sekä haastattelemalla tietojärjestelmään sidoksissa olevia sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijoita. Lisäksi vertailuanalyysin vuoksi kerättiin ympäristökunnista sähköpostikyselyllä tietoa niiden talouspalveluiden tietojärjestelmien dokumentoinnista.

Dokumentti jaettiin kolmeen osaan: palvelimiin, liittymiin ja sovelluksiin. Jokaisen aihealueen alle kerättiin sitä koskevat oleelliset tekniset ja toiminnalliset tiedot ja muut talouspalveluiden toiminnan kannalta tarpeelliset järjestelmiä koskevat asiat. Näiden lisäksi dokumentin yhteyteen tallennettiin järjestelmiä ja toimintoja koskevia ohjeita sekä prosessikuvauksia.

Tuloksena oli tietojärjestelmädokumentti, jonka laadintaprosessi havaittiin erinomaiseksi tavaksi tutustua syvällisesti järjestelmään ja sen toimintaan ja löytää siihen liittyviä epäkohtia ja kehittämistarpeita. Valmis dokumentti osoitti heti tarpeellisuutensa, kun se otettiin analyysin välineeksi tilanteessa, jossa mietittiin pilvipalveluun siirtymistä. Lisäksi se tarjosi tarvittavat tiedot itse siirtoa suunniteltaessa.

The aim of this thesis was to collect important information concerning Hämeenkyrö municipality’s finance services’ information system and compile an information system document based on that. The goal was to ensure financial administrations services so that payment transactions are on time and the operations security is taken into account and the system is easier to manage and maintain. This thesis is also hoped to act as a guidebook and an inspiration to other departments in Hämeenkyrö municipality to start documenting their own systems.

The information for the system document was collected by studying installation and meeting memos, e-mails and data files and carrying out material analysis of the findings. Internal and external specialists linked to the system were also interviewed. For a comparison analysis, information was also collected on how other municipalities’ finance services close to Hämeenkyrö have documented their systems.

The system document consists of three parts: servers, user interfaces and applications. Technical and functional information and other essential details on finance services viewpoint were gathered concerning each these three subjects. In addition, instructions and manuals and process flowcharts concerning system and operations are included in the system document.

The result of this thesis was an information system document whose drafting process was an excellent way to familiarize oneself with the system and to find its faults and development needs. The finished document demonstrated immediately its necessity when it was used as an analysis tool when considering moving the system to the company’s cloud service and offering the required information for planning the actual translocation.