Hämeenkyrön kunnan talouspalveluiden tietojärjestelmädokumentti
Rönkkö, Satu (2012)
Rönkkö, Satu
Tampereen ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201204265191
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201204265191
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena on Hämeenkyrön kunnan talouspalveluiden toiminnan kannalta oleellisten, tietojärjestelmää koskevien tietojen keruu ja niiden pohjalta laadittu tietojärjestelmädokumentti. Dokumentin tavoitteena oli turvata Hämeenkyrön kunnan taloushallinnon palveluiden ja maksuliikenteen ajantasainen ja tietoturvallinen toimiminen sekä helpottaa järjestelmän hallinnointia ja ylläpitoa. Lisäksi opinnäytetyön toivottiin toimivan tulevaisuudessa käsikirjana ja esimerkkinä muille Hämeenkyrön kunnan palvelualueille niiden tietojärjestelmien dokumentoinnissa.
Tietojärjestelmädokumentin tiedot kerättiin tutkimalla asiaa koskevia asennus- ja palaverimuistioita, sähköposteja ja tiedostoja ja tekemällä löydetylle materiaalille aineistoanalyysin sekä haastattelemalla tietojärjestelmään sidoksissa olevia sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijoita. Lisäksi vertailuanalyysin vuoksi kerättiin ympäristökunnista sähköpostikyselyllä tietoa niiden talouspalveluiden tietojärjestelmien dokumentoinnista.
Dokumentti jaettiin kolmeen osaan: palvelimiin, liittymiin ja sovelluksiin. Jokaisen aihealueen alle kerättiin sitä koskevat oleelliset tekniset ja toiminnalliset tiedot ja muut talouspalveluiden toiminnan kannalta tarpeelliset järjestelmiä koskevat asiat. Näiden lisäksi dokumentin yhteyteen tallennettiin järjestelmiä ja toimintoja koskevia ohjeita sekä prosessikuvauksia.
Tuloksena oli tietojärjestelmädokumentti, jonka laadintaprosessi havaittiin erinomaiseksi tavaksi tutustua syvällisesti järjestelmään ja sen toimintaan ja löytää siihen liittyviä epäkohtia ja kehittämistarpeita. Valmis dokumentti osoitti heti tarpeellisuutensa, kun se otettiin analyysin välineeksi tilanteessa, jossa mietittiin pilvipalveluun siirtymistä. Lisäksi se tarjosi tarvittavat tiedot itse siirtoa suunniteltaessa.
Tietojärjestelmädokumentin tiedot kerättiin tutkimalla asiaa koskevia asennus- ja palaverimuistioita, sähköposteja ja tiedostoja ja tekemällä löydetylle materiaalille aineistoanalyysin sekä haastattelemalla tietojärjestelmään sidoksissa olevia sisäisiä ja ulkoisia asiantuntijoita. Lisäksi vertailuanalyysin vuoksi kerättiin ympäristökunnista sähköpostikyselyllä tietoa niiden talouspalveluiden tietojärjestelmien dokumentoinnista.
Dokumentti jaettiin kolmeen osaan: palvelimiin, liittymiin ja sovelluksiin. Jokaisen aihealueen alle kerättiin sitä koskevat oleelliset tekniset ja toiminnalliset tiedot ja muut talouspalveluiden toiminnan kannalta tarpeelliset järjestelmiä koskevat asiat. Näiden lisäksi dokumentin yhteyteen tallennettiin järjestelmiä ja toimintoja koskevia ohjeita sekä prosessikuvauksia.
Tuloksena oli tietojärjestelmädokumentti, jonka laadintaprosessi havaittiin erinomaiseksi tavaksi tutustua syvällisesti järjestelmään ja sen toimintaan ja löytää siihen liittyviä epäkohtia ja kehittämistarpeita. Valmis dokumentti osoitti heti tarpeellisuutensa, kun se otettiin analyysin välineeksi tilanteessa, jossa mietittiin pilvipalveluun siirtymistä. Lisäksi se tarjosi tarvittavat tiedot itse siirtoa suunniteltaessa.