MATINE - Maanpuolustuksen tieteellinen neuvottelukunta - toimistosihteerin perehdytyskansio sihteeriharjoittelijoille

Abstract

Tämä opinnäytetyö suoritettiin puolustusministeriön Maapuolustuksen tieteellisen neuvottelukunnan MATINEn toimeksiantona. Kyseessä on toiminnallinen opinnäytetyö. Teen MATINElle toimistosihteerin perehdytyskansion, jonka tarkoituksena on toimia MATINEssa perehdyttämisen syventävänä aineistona, kuin myös helpottaa tulevien sihteeriharjoittelijoiden perehtymistä MATINEseen ja toimistosihteerin työnkuvaan sekä työtehtäviin. Perehdytyskansiolle oli MATINEssa tarvetta, koska MATINEn toimistosihteereinä toimivat puolivuosittain vaihtuvat sihteeriharjoittelijat. Sihteeriharjoittelijoiden perehdyttäminen on aiheuttanut MATINEssa keskustelua, koska MATINEssa toimii vain kaksi päätoimista sihteeriä: pääsihteeri ja suunnittelusihteeri. Varsinaista omaa toimistosihteeriä MATINElla ei ole, ja siksi puolivuosittain vaihtuvien sihteeriharjoittelijoiden perehdyttäminen vie kohtuuttomasti päätoimisten sihteerien työaikaa. Teoreettinen viitekehys koostui perehdyttämisestä ja työnopastuksesta. Käsittelen perehdyttämistä yleisellä tasolla ja osana organisaation toimintakonseptia ja strategiaa. Työnopastus kuuluu olennaisena osana perehdyttämiseen. Opinnäytetyössäni kerron työopastuksen viiden askeleen työopastusmenetelmästä.

This thesis was an assignment from the Scientific Advisory Board for Defence, or MATINE, which is part of the Ministry of Defence of Finland. This was a functional thesis; I made an office secretary’s orientation folder for secretary trainees at the Scien-tific Advisory Board for Defence. The purpose of this folder was to create advanced material for the Ministry of Defence of Finland’s orientation process and also to help future secretary trainees to familiarize themselves with both the Scientific Advisory Board for Defence itself and a secretary’s job description and duties.

In this organization there was a need for a secretary’s orientation guidebook because they do not have a permanent secretary of their own; every six months there is a new secretary trainee. The orientation of this new secretary trainee has been a matter of discussion in the Scientific Advisory Board for Defence, which has only two full-time secretaries, the Secretary General and the Planning Co-ordinator. They do not have an actual secretary of their own. The orientation of a new secretary trainee takes too much time away from the full-time secretary.

The theoretical framework consists of orientation and occupational guidance. I pro-cessed the orientation both in general and as a part of the organization’s operational concept and strategy. Occupational guidance is an essential part of orientation. In this thesis I wrote about the occupational five-step method for guiding work.