Planning and implementing an orientation guide for new employees

Abstract

This thesis was commissioned by Translatum Oy, a Finnish translation agency. The purpose of this thesis was to plan and implement an orientation guide for the new employees of Translatum Oy. The need for the orientation guide was discovered during the writer’s work placement period in the commissioning organization, together with discussions with the quality manager of Translatum Oy.

The theory of orientation was studied in order to learn and understand the basic requirements for an orientation guide. The theory behind orientation is widely established, yet every company and organization has a customized orientation program and orientation guide. The main objective of orientation is to familiarize the new employee with the policies, procedures and background information of his/her new work environment, thus increase the new hire’s job performance and work satisfaction.

In addition to studying the theory, information concerning the content of the guide was gathered via interviews with the managers and personnel of Translatum Oy. The writer was also able to utilize her own experiences of orientation in general and especially of the orientation and working in Translatum Oy.

Based on the gathered information, an orientation guide for new employees was planned and implemented. Also an orientation checklist was generated to support and to provide a framework for the orientation process in the commissioning organization. The orientation guide and the orientation checklist are handed over to the commissioning organization, along with a recommendation to use this material in the future new employee orientation.

Tämän työn toimeksiantaja oli suomalainen käännöstoimisto Translatum Oy. Työn tarkoitus oli laatia uuden työntekijän perehdytysopas Translatum Oy:lle. Tarve perehdytysoppaalle ilmeni opinnäytetyön kirjoittajan työharjoittelujakson aikaisten kokemusten kautta, yhdessä Translatum Oy:n laatupäällikön kanssa käytyjen keskustelujen kanssa.

Työtä varten on opiskeltu perehdytyksen teoriaa. Teoriaa on sovellettu toimeksiantajan toiveiden ja tavoitteiden mukaiseksi. Eri organisaatioiden perehdytyksissä saattaa olla suuriakin eroavaisuuksia, mutta tavoite on aina sama: perehdytys pyrkii esittelemään yrityksen ja sen toimintatavat mahdollisimman kattavasti sekä toivottamaan uuden työntekijän tervetulleeksi ja siten parantamaan tämän työhyvinvointia ja suorituskykyä.

Perehdytysoppaan laatimista varten sovellettiin teorian lisäksi myös muita tietolähteitä. Translatum Oy:n johtajia ja työntekijöitä haastattelemalla kerättiin tärkeää tietoa perehdytysoppaan sisällöstä ja tavoitteista. Kirjoittaja käytti myös omaa työkokemustaan sekä toimeksiantajayrityksessä, että muissa yrityksissä, apuna perehdytysoppaan laatimiseen.

Tutkimuksen tuloksena laadittiin uuden työntekijän perehdytysopas ja perehdyttämisen tarkistuslista Translatum Oy:lle. Perehdyttämisen tarkistuslistan tarkoitus on antaa runko perehdyttämisprosessille. Opinnäytetyön tuloksena syntynyt uuden työntekijän perehdytysopas ja perehdyttämisen tarkistuslista luovutetaan valmistuttuaan toimeksiantajan käyttöön.