Kannattavuuden seuranta tilitoimistossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli mallintaa toimeksiantajayrityksen käytössä oleva kannattavuuden seurantajärjestelmä sekä luoda vastaavanlainen järjestelmä toiseen tilitoimistoon. Tämän lisäksi oli tarkoitus selvittää tilitoimiston kannattavuuteen vaikuttavia tekijöitä toimeksiantajayrityksen kannattavuuden seurantajärjestelmän tietojen perusteella. Opinnäytetyön on tarkoitus toimia apuna laadittaessa tilitoimistoille kannattavuuden seurantajärjestelmiä.

Toimeksiantaja on yli 20 henkilöä Turussa työllistävä tilitoimisto, joka tarjoaa asiakkailleen laajan kirjon taloushallinnon palveluita. Raportteja käsitellään Excel-taulukoissa, joissa lasketaan muun muassa asiakas- ja tuotekohtaisia katteita.

Prosessi kuvataan prosessikaavioin ja kirjallisin selityksin vaihe kerrallaan. Toimeksiantajayrityksen kannattavuuden perusteita selvitetään laskemalla asiakasryhmille keskituottoja ja vertaamalla niitä koko asiakaskunnan keskituottoon. Esimerkeissä käytetyt luvut eivät ole todellisia.

Toimeksiantajayrityksessä kannattavuutta voitaisiin vielä parantaa ohjaamalla asiakkaita sähköiseen taloushallintoon, joka nopeuttaa tavallisten kirjausten tekoa. Näin aikaa jää enemmän myös asioiden selvittelyyn.

Kannattavuuden seurantajärjestelmä vietiin toiseen tilitoimistoon, mutta tässä opinnäytetyössä ei saatu vielä tuloksia tilitoimiston kannattavuudesta. Järjestelmään on tehtävä muutoksia, sillä malli ei täysin sovi tälle tilitoimistolle. Järjestelmän tuonti yritykseen toimi huomionherättäjänä kannattavuuden seurannassa.

Tutkimusta voidaan käyttää apuna sopivan kannattavuuden seurantamallin luomisessa, mutta tutkimuksessa esitetty malli ei sovi kokonaisuutena jokaiselle tilitoimistolle. Olennaista on, että päätökset tehdään tietoon eikä olettamaan perustuen.

The main goal of this research was to produce a model for the client, which describes the system that is used to determine the profitability in the bookkeeping agency. A similar system was to be built and put to use for another bookkeeping firm. In addition the factors that affect profitability were to be defined, using the profitability data from the client company. This thesis is meant to be of use when bookkeeping agencies build profitability systems for their own businesses.

The client is a bookkeeping agency that offers a wide range of accounting services, and employs over 20 bookkeepers. In the client company the bookkeepers enter the data into the system. Reports based on that data are modified in Excel, and profits of products and customers are calculated.

The system is described with process charts, which are explained in detail one phase at a time. The factors of profitability are searched for by counting the average profits for different customer groups, and by comparing those figures to the average profit of all customers.

The study showed that the client could still improve its profitability by encouraging its customers into the use of electronic accounting services. The use of these services decreases the time the bookkeeper takes for the ordinary entries and spares it for more demanding tasks.

A similar system (as the client company uses) was built for another bookkeeping firm. The system was also put to use, but the system still needs modifications to fit the business model of this bookkeeping firm. The model in use was not close enough to the business model to give good indications of the profitability at the time this thesis was written. The project still aroused the interest of the company owners and they will keep an eye on their profitability.

This research can be of use when building profitability systems for bookkeeping agencies, but the described model might not fit another firm as a whole. It’s crucial that decisions are made based on facts instead of assumptions.