Paljonko on riittävästi? : Työajanseurannan hyödyntäminen henkilöstöresurssien riittävyyden arvioinnissa Lokomon Sairauskassassa

Abstract

Tämän kehittämistehtävän tarkoituksena oli kuvata Lokomon Sairauskassan toimintaa ja siellä työskentelevän henkilöstön työajan käyttöä. Tavoitteena oli tuottaa tietoa siitä, onko nykyinen henkilöstömitoitus riittävä suhteessa työn määrään.

Kohdeorganisaationa oli vakuutuskassalain mukaisena työpaikkakassana toimiva Lokomon Sairauskassa, jossa työskentelee tällä hetkellä kaksi kokoaikaista toimihenkilöä; kassanjohtaja ja vakuutussihteeri. Heidän työajankäyttöään seurattiin viiden viikon seurantajakson ajan 17.10.- 18.11.2011.

Kehittämistyö tehtiin avaamalla ja analysoimalla työn keskeiset asiakkuudet, palvelut ja prosessit. Avattujen työnkuvien kautta luotiin työajanseurantalomakkeet, joilla seurattiin eri toimintoihin käytettävää aikaa. Kehittämistyön lopputuloksena laskettiin yhteen, paljonko Sairauskassan eri toiminnot vievät työtunteja. Saatua laskelmaa verrattiin olemassa oleviin resursseihin, ja näiden pohjalta tehtiin loppupäätelmät henkilöstöresurssien riittävyydestä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin tilastollista analyysiä ja tu-lokset esitettiin prosenttilukuina ja graafisina kuvioina.

Kehittämistyön tulosten perusteella henkilöstöresurssien voitiin todeta olevan hieman liian niukat. Työn tekemiseen vaadittuja työtunteja tehtiin 2,7 % enemmän kuin työaikaa olisi ollut käytettävissä. Tulosta ei kuitenkaan voitu lukea täysin mustavalkoisesti. Riittävyyttä täytyi tarkastella myös siitä näkökulmasta, onko työaikaa käytetty parhaalla mahdollisella tavalla. Onko prosessit kunnossa vai esiintyykö työssä mahdollisia ”aikavarkaita”, jotka voitaisiin työn kehittämisen ja uudelleen organisoinnin avulla poistaa.

The aim of the study was both to describe work in Lokomo Sickness Fund and the use of working hours by the staff. The target was to produce information about the human resources whether a number of staff is commensurate to amount of work.

The target organization is Lokomo Sickness Fund, which operates as an insurance fund by law. The target group was two persons who work in this organization as a managing director and insurance official. The material concerning the use of working hours was gathered during five weeks’ time (17.10.-18.11.2011).

The survey was made by analyzing the key components of the work, customers, services and process. A questionnaire of working hours was made by using these analyses. The result of working hours was totaled for each function and compared to existing personnel. The data were analyzed by statistical methods and presented in percentages and graphically.

The findings of the study showed that there are too few people in Lokomo Sickness Fund at this time. Work demanded 2,7 % more working hours than would have been available. The results could not be read totally black and white. They had to reflect on the perspective whether the working time was used in the best way, whether the processes were effective and whether there were some ‘time-thieves’ in work that could be removed by development and re-organisation.