Autokorjaamon laskutusprosessin tehostaminen : Veho Autotalot Oy Lielahti

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli perehtyä autokorjaamon laskutusprosesseihin ja pohtia niiden tehostamiseen sopivia kehitysehdotuksia. Työ tehtiin Veho Autotalot Oy:n Lielahden toimipisteessä ja laskutuksen ongelmat sekä niiden ratkaisut pohjautuvat kyseisen toimipisteen menetelmiin. Ratkaisut ovat sovellettavissa muuallekin, jos ongelmat ovat samankaltaisia. Opinnäytetyön tavoitteena oli nopeuttaa laskutusprosessia korjaamon kaikilla osa-alueilla paitsi automyynnissä, sillä tämä työ käsittelee vain jälkimarkkinointia. Reaaliaikaisella laskuttamisella vältettäisiin nykyisen toimintamallin loppukuukaudelle jäävä laskutussuma, jolloin kaikki pyrkivät laskuttamaan samaan aikaan.

Työn lähtökohtana oli löytää ratkaisuja laskutusprosessien tehostamiseen. Löydetyt ratkaisut on esitetty jokaisen osaston käsittelyn viimeisissä kappaleissa. Suurimmat ongelmakohdat olivat liian vähäinen tiedonkulku, ajanpuute ja osaamattomuus sekä osastokohtaiset eroavaisuudet. Ratkaisuiksi näille ehdotetaan kommunikaation lisäystä, töiden jakamista sekä koulutuksen ja opastuksen lisäämistä.

Opinnäytetyön tiedot perustuvat kirjoittajan omista kokemuksista ja tiedoista sekä muiden työntekijöiden haastatteluista saaduista tiedoista ja ideoista koottuihin yhteenvetoihin. Haastattelut suoritettiin pääosin opinnäytteen tekijän ja haastateltavan kahdenkeskisinä keskusteluina, joista on koostettu toimintamallit, ongelmat ja osa ratkaisuista. Kehitysehdotukset ovat lähtöisin sekä tekijästä että haastatelluista.

The purpose of this thesis was to study the billing processes of the workshop and consider suitable proposals for developing them. The work was done in the facilities of Veho Autotalot Oy Lielahti and the problems and solutions are based on the procedures of the mentioned office. The solutions may be applied elsewhere if the problems are similar. The objective of this thesis was to speed up the billing process in every section of the workshop except the car sale department because this work only deals with after-sales. With real time billing, one would avoid the current billings backlog at the end of the month when everyone tries to bill at the same time.

The starting point was to find solutions for improving the billing process and the solutions are shown at the end of each department's final chapters. The major problems were flow of information, lack of time and inability as well as differences in different departments. Suggested solutions for these problems were additional communication, sharing of work and adding more training and guidance.

The information of this thesis was gathered from the personal experiences and knowledge of the writer and also from the data gathered from interviewing other employees. The interviews were mainly between the writer and the interviewee from which the operations models, problems and some of the solutions were pieced together. The solutions for development come from both the writer and the interviewees.