Tampereen Joulutori 2011 : Onnistuneen tapahtuman järjestäminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutustutaan tapahtumanjärjestämiseen, ja selvitetään mitä eri vaiheita tapahtumaprosessiin kuuluu. Tutkimuksen kohteena on Tampereen Joulutori 2011 –tapahtuma, joka järjestettiin 09.-23.12.2011 Tampereella. Työn tarkoituksena on selvittää, oliko kyseinen tapahtuma kävijöiden mielestä onnistunut. Tutkimustulosten avulla pyritään esittämään kehitysehdotuksia, joiden pohjalta tapahtumaa voitaisiin kehittää entistäkin paremmaksi.

Teoriaosuudessa käsitellään tapahtumanjärjestämistä, tapahtuman markkinointia sekä tapahtumamarkkinointia ja sen keinoja. Työssä käydään läpi onnistuneen tapahtuman elementit, jotka pohjautuvat strategisiin ja operatiivisiin kysymyksiin.

Tämä opinnäytetyö on kvalitatiivinen tutkimus, ja pääpaino on ihmisten kokemusten tutkimisella. Aineistonkeruumenetelminä toimivat havainnointi ja teemahaastattelu, ja niiden pohjalta selvitettiin kävijöiden kokemuksia ja mielipiteitä tapahtumasta. Työhön haastateltiin 20 tapahtumaan osallistunutta henkilöä, ja teemahaastattelujen haastattelurunko luotiin käytettyjen teorioiden pohjalta. Havainnoinnin avulla tarkkailtiin ihmisten välistä kanssakäymistä, ja saatiin suoraa tilannetietoa paikan päältä.

Tutkimusmenetelmien perusteella saatujen tietojen pohjalta voidaan tapahtuman sanoa olleen onnistunut. Tunnelma oli lämminhenkinen ja teeman mukainen. Yleisöä oli paljon paikalla koko tapahtuman ajan, joten markkinointi oli ollut onnistunutta. Vaikka muutamia kehitysehdotuksia löytyi, oltiin tapahtumaan ja sen sisältöön varsin tyytyväisiä. Kävijöiden toiveissa oli, että jouluinen perinne jatkuisi ja tapahtumaa järjestettäisiin vieläkin laajempana tulevina vuosina.

The purpose of this thesis was to examine event organizing. It presents the different stages of the event organizing process from event planning to follow-up marketing. The subject of this thesis is the public event Tampereen Joulutori 2011, which was organized 09.-23.12.2011 in Tampere, Finland. The purpose of the study was to establish how the visitors experienced the event.

The theoretical part of the thesis consists of event organizing and event marketing. The elements of a successful event are based on strategic and operational questions, and they are reviewed in the theoretical section.

This thesis is a qualitative research and the data was collected using theme interview and observation. Individuals’ own experiences and opinions were discovered during the research. The interviews, which were based on the theories used in the thesis, were made for 20 event participants. The observations were made during the event and the attention was paid especially to socializing on the spot and how the event was organized.

Based on the results of the research, it can be said that the event was successful. The atmosphere was warm and in accordance with the theme. A number of people were attending, so the event marketing had been successful. Despite some improvement ideas, the findings indicate that the participants were satisfied with the event and its contents. The interviewees hoped that this Christmas tradition would continue and the event would be organized on a larger scale during the next years.