Hoivapalveluyrityksen ICT-järjestelmien suunnittelu ja kehitystyö

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on suunnitella ja kehittää yksityisen hoivapalveluyrityksen ICT-järjestelmää työntekijän ja yrityksen näkökulmasta nopeampaan ja yksinkertaisempaan viestintään ja kommunikointiin laatukriteerien siitä kuitenkaan heikkenemättä. Tavoitteena oli myös toimitusjohtajan työajan siirtäminen tietokoneelta hoitotyöhön. Menetelmä toteutetaan muuttamalla elektroniseen muotoon työntekijöiden ja työnantajan välistä viestintää. Suunnitteluun käytettiin käyttäjäkeskeistä suunnittelumallia ja menetelmäksi valittiin Excel-ohjelmisto. Se rakennettiin vähentämään manuaalista kirjoitustyötä, helpottamaan laskutoimituksia, yksinkertaistamaan asiakaslaskutukseen kuuluneita työprosesseja ja nopeuttamaan yrityksen sisäistä työaikoja koskevaa viestintää. Hyvän suunnittelutyön tuloksena yrityksen toimitusjohtajan työtehtävät ovat pääsääntöisesti siirtyneet hoitotyöhön, ja hallinnointiin käytetty aika on vähentynyt selkeästi. Työaikojen yhteenlaskuun ja laskutuksen koontiin, yhteen asiakaskohteeseen käytetty työaika, saatiin vähentymään yli 60 prosenttia. Excel-taulukkolaskentaa edelleen kehittämällä, taloudellinen hyöty tulee kasvamaan entisestään ja riskit virheellisistä laskutuksista pienenevät. Tämän työn tuloksena voidaan päätellä sähköisten järjestelmien tarve, tai ainakin päivityksien tekeminen monissa pienissä ja keskisuurissa hoivapalveluyrityksissa.

The objective of this thesis was to design and develop ICT-system for a private care service company. The ICT-system will simplify and speed up communication between employee and company without deteriorating the quality criterias. One objective was also to modify the working time of CEO so that more time is used with care services and less time with computer. The method is implemented by enabling e-communication between employers and employee. The planning was made with user-centered model and the selected method is Excel software. The system was made to decrease manual writing, ease calculation, simplify the processes related to invoicing of customer and speed up the communication related to internal working hour reporting. The result of successful planning work has clearly improved the allocation of working hours of CEO from administration to the care service. Monitoring of working hours and collecting of invoices in one customer case decreaced the working time by over 60 percent. Future development of Excel spreadsheet will increace the financial benefits even more and the risks related to incorrect invoicing will also decrease. The result of this thesis shows that there is need to develop or update e-systems in many small and medium-sized care service company.