Verkkoviestintäsuunnitelma kansainväliselle konferenssille

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli kansainvälisesti toimiva Glaston Finland Oy ja sen Glass Performance Days -konferenssi. Työn tarkoituksena oli laatia verkkoviestintäsuunnitelma, jonka avulla toimeksiantaja pystyy kehittämään verkkoviestintäänsä ja tehostamaan tehtäviä toimenpiteitä. Suunnitelman tueksi toteutettiin käyttäjätyytyväisyystutkimus. Kyselytutkimukseen vastanneiden määrä jäi pieneksi, jolloin tuloksia ei voitu yleistää koko vastaajajoukkoon, mutta kriittisen tarkastelun jälkeen ennalta arvioitujen ongelmakohtien olemassaolo varmistui.

Tutkimustulosten ja toimeksiantajan toiveiden pohjalta laadittiin lyhyen aikavälin verkkoviestintäsuunnitelma, jota on helppo päivittää vastaamaan muuttuviin tarpeisiin. Suunnitelmaan laaditut toimenpiteet parantavat toteutuessaan käyttäjätyytyväisyyttä ja auttavat konferenssia hyötymään enemmän verkosta viestintävälineenä. Suunnitelmaa tehdessä käyttäjien esille tuomiin ongelmakohtiin haluttiin kiinnittää enemmän huomiota, jotta uutta suunnitelmaa laadittaessa käyttäjätyytyväisyystutkimukseen vastaajien määrä kasvaisi. Verkkoviestinnän kehittämisessä halutaan huomioida käyttäjät nykyistä paremmin.

Verkkoviestintäsuunnitelman on tarkoitus luoda säännöllisesti toistuvia rutiineja, jotta verkkoviestintä sulautuisi osaksi konferenssin muuta toimintaa. Verkkoviestinnän saumattomuus muuhun toimintaan nähden on välttämätöntä ennen kuin konferenssi alkaa hyödyntää sosiaalista mediaa. Sosiaalisen median haasteet on helpompi ottaa vastaan, kun verkkoviestinnällä on vakaa pohja.

Toteutettu verkkoviestintäsuunnitelma on toimeksiantajan toiveesta jätetty muutoksille avoimeksi. Tarkat numeeriset tavoitteet ja tehtäville toimenpiteille asetetut aikarajat puuttuvat, mutta tulevat varmasti mukaan myöhemmissä konferenssille laadituissa suunnitelmissa. Ne helpottavat suunnitelman onnistumisen arviointia käyttäjätyytyväisyyden kehityksen seuraamisen lisäksi ja ovat motivoivampia verkkoviestinnän kanssa työskenteleville.

This thesis was done for an international glass business conference called Glass Performance Days. The organization behind the conference is a Finnish glass technology company Glaston Oy.

The aim of the thesis was to produce a web communications plan for the client. By following the plan, the client can develop their web communications further in a more efficient way. This way the client can get full benefit from the Internet as a mean of communication. The goal was to improve the web communications from the user's point of view so that the users become more engaged with the web services the conference has to offer. To ensure the focus is on the right place, a user satisfaction survey was conducted.

The web communications plan formed after analyzing the results of the survey and reviewing the resources of the client. Taking the current level of development under consideration, conference's web communications can be taken to the next stage. To achieve the goals set, the plan lists mandatory tasks that have to be done before the next user satisfaction survey. The tasks help the client to understand the basic routine behind successful presence on the Internet. When a firm ground for web communications has been created, the conference can take part in social media community of its choice. The three biggest ones, Twitter, LinkedIn and Facebook, have been evaluated in this thesis to guide the client where it would be the most useful to make the next move.

After following the wishes of the client, the plan does not have accurate deadlines for doing the development tasks. This way the plan is more useful also in the future when it needs updating. The way the plan affects to the web communications, is being followed by conducting surveys regularly.