Projektinhallinta ja tapahtumatuotannon haasteet museoalalla : Tapaustutkimus: Tampereen Museoiden yö

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on toimia käsikirjana Tampereen Museoiden yön tuottajalle ja työryhmälle. Työn tilaaja on Tampereen kaupungin museopalvelut. Työ keskittyy projektinhallintaan, tapahtumatuotannon haasteisiin ja kulttuurituottajan työtehtäviin museoalalla.

Työssä käydään läpi museoalan työtehtäviin, yleisöön ja tapahtumiin liittyvää taustaa ja historiaa. Työssä syvennytään Museoiden yön taustaan ja tutkitaan Tampereen Museoiden yötä. Lopuksi käydään läpi projektinhallintaa onnistuneen tapahtuman järjestämiseksi. Projektinhallinta on prosessi, joka jaetaan työssä viiteen vaiheeseen: 1) Määrittely 2) Suunnittelu 3) Toteuttaminen 4) Tapahtumapäivä 5) Päättäminen.

Opinnäytetyöni lopputuloksena on kokonaisuus, joka tarjoaa apuvälineet projektisuunnitelman toteuttamiseen ja Museoiden yön järjestämiseen. Projektinhallinnassa tuottajalla on tärkeä rooli. Tämä rooli mahdollistaa Museoiden yön kehityksen ja jatkuvuuden.

Målet med mitt examensarbete är att fungera som en handbok för producenten och arbetsgruppen för Museernas natt i Tammerfors. Beställaren av arbetet är Tammerfors stads museitjänster. Arbetet fokuserar på projektledning, evenemangsproduktionens utmaningar och kulturproducentens arbetsuppgifter inom museibranschen.

Först behandlas museibranschens bakgrund och historia om arbetsuppgifter, publik och evenemang. Efter det här går jag djupare in i Museernas natts bakgrund och forskar om Museernas natt i Tammerfors. Avslutningsvis går jag igenom projektledning för ett lyckat evenemang. Projektledning är en process som jag har delat i fem olika skeden: 1) definition 2) planering 3) förverkligande 4) evenemangsdagen 5) avslutning.

Resultatet av mitt examensarbete är en helhet, som ger redskap för utförandet av en projektplan för att producera Museernas natt. Producenten har en viktig roll i projektledningen. Den här rollen möjliggör utveckling och kontinuitet för Museernas natt.

The purpose of my thesis is to function as a guide for the producer and working team for the Night of Museums in Tampere. The commissioner of this thesis is the Museum services unit of the City of Tampere. The focus in the thesis is on project management, the challenges of event management and the work assignments of a cultural producer in the museum field.

At first I go through the background and history of work tasks, audience and events in the museum field. After this, I study in more detail the background of the Night of the Museums and analyse the Night of the Museums in Tampere. In the end, I study further the project management of organizing a successful event. Project management is a process that I have split into five parts: 1) Definition 2) Planning 3) Realization 4) Day of the event 5) Closure.

The final result of my thesis is a context that gives tools to make a project plan and to organize the Night of the Museums. The producer has a huge role in the project management. This role makes the development and continuity possible for the Night of the Museums.