Sisäisen viestinnän kehittäminen Hankasalmen kunnassa

Abstract

Sisäinen viestintä on päivittäisiin työtehtäviin liittyvää yhteydenpitoa ja vuorovaikutusta. Toimiva sisäinen viestintä lisää työtyytyväisyyttä, motivoi ja vaikuttaa työtuloksiin. Se luo pohjan ulkoiselle viestinnälle. Kuntaorganisaatiossa tehdään työtä yhä enemmän organisaatiorajat ylittävissä projekteissa ja verkostoissa. Uusi tekniikka helpottaa verkostoitumista ja mahdollistaa osallistuvan keskustelun.

Opinnäytetyössä selvitettiin Hankasalmen kunnan sisäisen viestinnän toimivuutta ja kehittämiskohteita. Tutkimuksessa selvitettiin erityisesti intranetin käyttöä ja sitä, miten sitä voitaisiin kehittää tehokkaammaksi ja toimivammaksi viestinnän foorumiksi.

Tutkimus suoritettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena sille osalle henkilöstöä, joka käyttää työssään sähköistä viestintää. Tutkimustyypiksi valittiin survey-tutkimus, jossa kerätään standardoidussa muodossa tietoa joukolta ihmisiä. Tutkittavaksi joukoksi rajattiin ne, joilla on kunnan sähköpostiosoite. Lisäksi avoimilla kysymyksillä kerättiin kehittämisehdotuksia sisäiseen viestintään ja ideoita intranetin kehittämiseen.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin viestintää osana yhteisön toimintaa. Lisäksi tarkasteltiin sisäisen viestinnän juridisia vaatimuksia kuntaorganisaatiossa.

Tuloksista kävi ilmi, että vastaajat olivat melko tyytyväisiä tiedonsaantiin. Puutteelliseksi koettiin tiedonkulku eri työyksikköjen kesken. Myös tiedonkulkuun lähiesimieheltä työntekijälle toivottiin parannusta. Sähköpostiviestintään oltiin tyytyväisiä. Intranetiä ei koettu kovin merkittäväksi kanavaksi. Intranetin uudistaminen ja kehittäminen vuorovaikutuksen mahdollistavaksi, koko henkilöstön käyttämäksi viestintäkanavaksi on tärkein kehittämiskohde.

Internal communications are a part of interaction in the daily work. Well-functioning communication increases job satisfaction, and also, motivates and affects the work performance in a positive way. External communications are based on it. In municipal organizations we increasingly work in projects and networks together with other organizations. The new technology enables networking and a participative discussion.

The aim of this thesis was to find out how the employees assess the internal communication in the Hankasalmi municipality, and what the main targets to improved are. Another purpose was to find out how the employees use the intranet, and how to improve it to make more effective and better functioning communicational channel.

The research method was quantitative. A questionnaire was sent by email to the employees using electric communication in their work. The form of the research was survey, which means that the information was gathered by standardized questions. The group to be studied consisted of those who use email in their work. In addition, there were open questions concerning the improvement of internal communication and ideas of how to develop the Intranet.

The theoretical framework of the study focuses on communications as a part of social activity. The juridical requirements of internal communications were also studied.

The results show that the respondents were quite satisfied with the information they had received. The flow of information between the working units was felt insufficient. Also the flow of information from an immediate superior to the employees could be improved. The respondents were content with the email messaging. The Intranet was not regarded as a very important channel. The main development project is to make the Intranet an interactive and usable communication channel.