Talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistamisprosessi : Onnistumisen avaimia julkisella sektorilla

Abstract

Toimintojen ulkoistamisesta yksityissektorilla on kirjoitettu paljon julkisten organisaatioiden näkökulman jäädessä vähemmälle huomiolle. Monet yksityisen sektorin ulkoistamista koskevista havainnoista pätevät julkisellakin sektorilla, mutta sillä on kuitenkin omat erityispiirteensä, jotka ovat seurausta esimerkiksi hankintalainsäädännöstä.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on muodostaa käsitys hyvästä ulkoistamisprosessista julkisella sektorilla Suomessa. Tutkimuksen teoriaosuudessa selvitetään ulkoistamista ja kilpailuttamista koskevaa teoriaa sekä tutustutaan aiempaan tutkimukseen hyvän ulkoistamishankeen kulmakivistä. Työn empiirisessä osassa on perehdytty kohdeorganisaation talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistamisprosessiin haastattelemalla ulkoistamishankkeessa mukana olleita henkilöitä. Teoreettisen ja empiirisen osan synteesinä on rakennettu prosessikaavio, jossa kuvataan ulkoistamishankkeen eri vaiheet ja niissä huomioitavat seikat. Tutkimus on laadultaan kvalitatiivinen. Empiirisen osan aineisto on koottu teemahaastatteluin syksyllä 2011.

Tämän tutkimuksen valossa julkisessa organisaatiossa toteutettavan tukitoimintojen ulkoistamishankkeen menestyminen pohjautuu pitkälti ulkoistamisen pohjatyöhön, kuten hyvin laadittuun tarjouspyyntöön, sekä suunnitelmalliseen viestintään, realistiseen resursointiin ja osaavaan henkilökuntaan. Kirjallisuuskatsauksessa ilmi tulleet seikat saivat vastakaikua haastattelututkimuksessa, mutta lisäksi hankkeen alkuosa – kilpailuttaminen ja sen valmistelu – sai erityistä painoarvoa.

Haastattelut ja kohdeorganisaatiota koskevat tiedot ovat luottamuksellisia.

Outsourcing is a common solution whenever there is need to intensify or accelerate the processes of an organization. Outsourcing literature and research are mainly concentrated on private sector, whereas public sector has gained less attention. Outsourcing in public sector is different of that in private sector, though, as the process of public procurements is strictly regulated by law.

The aim of this research is to define the outlines of a successful outsourcing process in Finnish public sector. The theoretical part of the study introduces the theory and rea-soning behind outsourcing and putting procurements out to tender. Some relevant parts of previous outsourcing research are introduced. For the empirical part, personnel of a public organization were interviewed. The aim was to find out which phases of outsourcing process were critical for the success of the whole project in this case. The synthesis of the theoretical and empirical aspect is illustrated in a flowchart, which rep-resents an ideal outsourcing process. The research is qualitative, and the method used is themed interview. The interviews took place in the autumn 2011.

The results show that the cornerstones of a successful outsourcing process are, for example, good groundwork, such as well-prepared call for offers, and systematic com-munication throughout the process, realistic resource allocation and competent, skilled personnel. Many of the phenomena introduced in the theoretical part were evident also in the empirical part, but the importance of the early stages of process should be high-lighted.

The interviews and all information about the case organization are strictly confidential.