"Henkilöstöjohtaminen ja viestintä yrityksissä" : case Varova Oy

Abstract

Ihminen harjoittaa sekä tietoisesti, että tiedostamattomasti viestintää koko ajan, ajasta ja paikasta riippumatta. Yritysten yhtenä toiminnan edellytyksenä voidaan pitää onnistunutta viestintää. Viestintä kuulostaa helpolta ja arkiselta, olemmehan tekemisissä sen kanssa lähes koko ajan. Se on kuitenkin laaja kokonaisuus, minkä parissa lähes jokaisella yrityksellä on parannettavaa ja johon tulisi kiinnittää erityisen paljon huomiota.

Tutkin työssäni henkilöstöjohtamista, strategista johtamista sekä sisäistä viestintää. Opinnäytetyöni toimeksiantajana toimii Varova Oy, suomalainen kuljetus- ja huolintaliike, joka on erikoistunut kansainvälisiin kuljetuksiin ja huolintaan. Suoritin opintoihini kuuluvan työharjoittelun Varova Oy:llä, joten tuntui luonnolliselta valita yritys tarkastelun kohteeksi työssäni.

Työ jakautuu teoriaosuuteen, tutkittavan yrityksen tarkasteluun, kyselyn tuloksiin sekä edellisten pohjalta tehtyihin johtopäätöksiin. Teoriaosuudessa käydään läpi organisaatioiden sisäistä viestintää, viestintäkanavia, viestintästrategiaa, palautekulttuuria sekä siihen liittyen hieman henkilöstöjohtamista sekä strategista johtamista. Työssä kuullaan myös Varova Oy:n henkilöstönkehittämispäällikön mietteitä Varovan strategisesta johtamisesta. Teoriaosuuden jälkeen perehdytään tarkemmin Varovaan yrityksenä.

Tutkimuksen aineisto kerättiin kvantitatiivisena kyselylomaketutkimuksena. Kysely toteutettiin sähköisen Webropol ohjelman avulla Varova Oy:n henkilöstölle. Kyselyn avulla selvitettiin millaiseksi yrityksen työntekijät kokevat sisäisen viestinnän sekä mitä kokemuksia heillä on sisäisen viestinnän merkityksestä ja nykytilasta. Näiden lisäksi pohdin miten viestinnässä ilmeneviä epäkohtia voisi parantaa. Varovan työntekijät pääsivät vastaamaan Internet-kyselyyn sähköpostilinkin kautta.

Tutkimuksen perusteella sisäisessä viestinnässä ja henkilöstöjohtamisen osa-alueissa havaittiin joitakin puutteita. Työntekijät peräänkuuluttivat avoimuutta, runsaampaa palautetta sekä järjestelmällistä perehdytys- ja koulutusjärjestelmää. Kohdeorganisaation tulisikin kiinnittää huomiota tiimien väliseen viestintään sekä palaute- ja kannustinjärjestelmien parantamiseen. Vaikka avoimuutta kaivattiin työyhteisön viestintään, oltiin viestinnän nopeuteen kuitenkin tyytyväisiä. Enemmistö yrityksen työntekijöistä kokee, että työyhteisöä koskevista tärkeistä asioista viestitään tarpeeksi nopeasti.

As human beings we communicate constantly, both consciously and unconsciously, regardless of time and place. Successful communication can be considered one of the foundations of any working business. The fact that we deal with it almost all the time can make the idea of communication sound very easy and mundane. However, communication is a very extensive aspect of corporate management that almost every corporation should pay extra attention to and improve upon.

In my thesis I studied personnel management and strategic leading as well as internal communication. The constituent of my thesis is Varova Ltd, a Finnish transport and forwarding company specializing in international road, air and sea transportation and forwarding services. I completed the practical training period of my studies at Varova Ltd, so it was a natural choice as the subject of my thesis.

The thesis is divided into four sections: theoretics, examining the subject company, results of the inquiry and the conclusions drawn from the research. The theoretics section takes a look at internal communication, communications channels and strategy, feedback culture and also personnel management and strategic leading in organizations. The thesis also includes some thoughts from the chief staff manager on strategic leading at Varova Ltd. After the theoretics section we take a closer look at Varova as a company.

The data for the quantitative research was collected using an inquiry form. The inquiry was carried out digitally using the Webropol software. A link to the inquiry was provided to Varova personnel via e-mail. The inquiry was used to find out how the staff at Varova experience internal communication and what they feel about its meaning and current state. In addition I considered how the drawbacks in communication could be improved.

The research showed a few shortcomings in internal communication and in some areas of personnel management. The employees wished for openness, more substantial feedback and an organized briefing and training programme. The organization should pay attention to communication between teams and improving feedback and incentive systems. Although the work community felt that communication lacked openness, they were pleased with the quickness in communication. The majority of the company’s employees feel that communication on important matters concerning the work community works quickly enough.