Seurantajärjestelmän suunnittelu ja muutoksenhallinta : Case: Valtasiirto Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia ja suunnitella Valtasiirto Oy:lle seurantajärjestelmä pyöräkuormaajiin ja kuorma-autoihin. Työn tavoitteena oli tehdä erilaisista laitteistovaihtoehdoista selvitystyö, jota voidaan käyttää toimeksiantajalla hankintapäätöksen tukena.

Toinen tärkeä painopiste työssä oli muutoksenhallinta ja siihen tehtävä selkeä ohjeistus toimeksiantajan tarpeisiin. Oikein suunnitellun viestinnän avulla vähennetään mahdollista muutosvastarintaa, joka pahimmillaan voi kaataa koko projektin.

Seurantajärjestelmän osuus on tehty perustuen haastatteluihin ja omaan työkokemukseen yrityksessä sekä erilaisia toimittajia tutkien. Toimittajien välisiä eroja tutkittiin Internet-sivujen ja haastatteluiden kautta. Haastatteluiden kautta selvitettiin ominaisuudet jotka järjestelmästä tulee löytyä. Vaatimukset täyttävistä toimittajista laadittiin taulukko, josta selviää eri laitteistojen ominaisuudet. Vertailutaulukon avulla pystyttiin antamaan toimeksiantajalle hankintaehdotus toimivimmasta seurantajärjestelmästä.

Muutoksenhallinnan osuudessa luotiin kirjallisuuden pohjalta viitekehys, jota sovellettiin toimeksiantajalle tehtävään muutoksenhallintaan. Lisäksi työssä tehtiin selkeä viestintäsuunnitelma toimeksiantajan tarpeisiin. Muutoksenhallinnan osuuteen haettiin useista eri lähdekirjoista toimivimmat ratkaisut toimeksiantajan käyttöön. Työssä tehty viestintäsuunnitelma antaa selkeitä ohjeita toimeksiantajalle siitä, miten esitellä seurantajärjestelmää työntekijöille.

Seurantajärjestelmä parantaa toimeksiantajan kannattavuutta, helpottaa päivittäisiä työtehtäviä niin työntekijä- kuin työnjohtajatasolla sekä helpottaa ja parantaa huoltoja ja niiden suunnittelua. Oikein läpi viety muutos helpottaa uuden asian hyväksymistä ja vähentää muutosvastarintaa työntekijöissä. Oikeanlaisella viestinnällä saadaan ylimääräiset ja väärät luulot poistettua.

The purpose of this thesis was to study and plan a follow-up system for loaders and trucks for Valtasiirto Oy. The aim of the thesis was to give an account of different equipment alternatives available which can be used as a support for the purchases of the client.

Another important point of focus was on change management and on the clear instructions on how to carry out the changes. With the help of well-planned communication, it is possible to abate resistance which can, at the worst, bring down the whole project.

The study concerning the follow-up system was conducted by interviewing employees, conveying own experiences gained in the company and by studying different suppliers. The differences between suppliers were studied through different websites and interviews. A table showing the qualities of different equipment was drawn on those suppliers who met the requirements. With the help of the table the client can be given a proposition for the most workable follow-up system.

For the study of change management, a framework was created on the basis of literature, which was then adapted to the needs of the client. In addition, a clear communication plan was made. Many different sources were studied to find the most workable solutions for the use of the client. The communication plan gives clear instructions to the client about the way in which the follow-up system should be presented to the employees.

The follow-up system improves the profitability of the client, makes the daily work tasks easier for both the employees and for the management and improves maintenance and its planning. Changes are easier to approve and resistance among employees can be abated if changes are thoroughly planned and carried out. The right kind of communication can cut down false beliefs.