Puolustusministeriön sihteerien mielipiteet ja kokemukset ulkoisesta henkilökierrosta

Abstract

Nykypäivän liike-elämässä henkilöstön osaaminen ja sen hyödyntäminen ovat yhä tärkeämmässä roolissa. Suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtyminen ja säästö- sekä tulospaineet lisäävät organisaation ja henkilöstön jouston tarvetta. Nämä muutokset kohdistuvat myös valtioon työnantajana.

Oppivalla organisaatiolla on kyky ennakoida muutokset ja reagoida niihin, sillä se hyödyntää ja kehittää jatkuvasti työntekijöiden osaamista ja tukee oppimista. Yksi oppimisen muodoista on työssä oppiminen, jolla tarkoitetaan niitä erilaisia tapoja, joissa ihmiset oppivat työssään tekemisen kautta ja tekemisen ohessa. Henkilökierto on työssä oppimisen muoto. Henkilöstön kiinnostuksesta ja työnantajan panostuksesta huolimatta siihen on vaikea löytää osallistujia puolustusministeriössä.

Työ tehtiin toimeksiantona puolustusministeriölle. Työn tavoitteena on selvittää, miten henkilökiertoa voitaisiin lisätä puolustusministeriössä. Samalla halutaan selvittää, millaisia esteitä kiertoon lähdölle on ja millaisia kokemuksia henkilökiertoon osallistuneilla on siitä.

Tutkimusmenetelmänä on käytetty laadullista menetelmää. Kohteena tässä tutkimuksessa ovat puolustusministeriön sihteerit, jotka ovat joko osallistuneet henkilökiertoon tai joille on tarjottu Sihteerin valmentava henkilökierto – ohjelmaa. Heistä haastateltiin kahdeksaa henkilöä. Työ tehtiin keväällä 2012.

Tulokset osoittavat henkilökierron hyväksi työssä oppimisen tavaksi. Sihteerit ovat kiinnostuneita siitä puolustusministeriössä, suhtautuminen on myönteistä, odotukset realistista ja myös kokemukset siitä ovat myönteisiä. Henkilökiertoon lähtöön vaikuttavat sihteerien oma-aloitteisuuden puute ja vähäinen tieto kierrosta. Suurimmat syyt henkilökierrosta kieltäytymiselle olivat sihteerien urautuminen ja muutoksen pelko, elämäntilanne, työstä johtuvat syyt ja käytännön hankaluudet kierron järjestämisessä.

In modern business life employees’ competencies and ability to benefit from them are increasingly important. The retirement of the baby boomers as well as the pressure to create savings and profitability increase the need for flexibility at the organization and among its employees. These changes concern also on the state-owned companies.

A learning organization has the capability to anticipate these changes and react to them because it constantly uses and develops the know-how of its employees and supports learning. One form of learning is on-the-job learning, which implicates to the different ways of learning that people acquire at their work places by doing. Job rotation is one method of on-the-job learning. Despite the interest of personnel and the contribution of the employer it is difficult to find ready participants for it at the Ministry of Defence of Finland.

This thesis was made for the Ministry of Defence of Finland. The purpose of this study is to find out how to increase job rotation at the Ministry of Defence of Finland. At the same time, the obstacles to participating in job rotation and the experiences gained from job rotation were studied.

Qualitative research method was used in this thesis. The secretaries at the Ministry of Defence of Finland who have either participated in job rotation or have been offered a training program for job rotation were selected to be the subject of study. Eight of them were interviewed. Research was carried out in spring 2012.

The research indicates that job rotation was regarded as a good way of employee development. Secretaries were interested in it at the Ministry of Defence of Finland, attitudes towards it were positive, expectations were realistic and the experiences gained were positive. The main causes affecting the participation were lack of initiative and inadequate knowledge of job rotation. The principal reasons for refusing to take part in job rotation were the fact that secretaries were too entrenched in their working routines, the fear of the change, their personal life situation, work related reasons and practical complications in organizing job rotation.