Sisäisen viestinnän kartoitus : Yritys X

Abstract

Tämä työ käsittelee sisäisen viestinnän toimivuutta sekä kehittämistarpeita ja keinoja Yritys X:n toimipisteessä. Yritys X käsittää kulutus- sekä varaosamyynnin. Yritys X koostuu varaosien ostosta, myynnistä, tuotetuesta, logistiikasta sekä varastosta. Kohteessa työskentelee noin 60 henkeä.

Tutkimuksessa keskityttiin tiimien väliseen viestintään, viestintävälineisiin ja esimiesviestintään. Kysely jaettiin 8.2.2012 sähköisessä muodossa e-lomakkeella 76 henkilölle, josta 56 vastasi kyselyyn. Näin vastausprosentiksi muodostui 73,7. Tutkimus oli pääasiassa määrällinen tutkimus, mutta myös laadullista tietoa saatiin avoimilla kysymyksillä.

Tuloksien pohjalta nousi esille kolme kehitettävää aluetta: Tiimien välistä viestintää toivottiin kehitettävän siten, että olisi muun muassa enemmän face to face kontaktia. Erityisesti varaston ja muiden tiimien välistä viestintää toivottiin parannettavan. Sisäisessä viestinnässä, erityisesti sähköpostissa, koettiin tiedon hukkuvan tietotulvaan. Viestintävälineistä intranetistä ja tietokannasta kaivattiin lisäkoulutusta. Esimiehiltä toivottiin sekä enemmän kannustavaa palautetta, että työntekijöiden ajatusten ja toiveiden huomioon ottamista.

Jatkotutkimuksen voisi toteuttaa tämä tutkimuksen jatkoksi, jossa selvitettäisiin millaisia kehitysajatuksia työntekijöillä on omaan työhönsä. Näin saataisiin myös työntekijöiden mielipiteet kuuluviin. Tiimien välisen viestinnän kehittämistä onkin jo aloitettu järjestämällä työnkiertokokeiluja halukkaille.

This thesis deals with the functionality of internal communication as well as the needs and means of development in Company X. The company X is in charge of consumer and spare part sales, and consists of the supply, customer support, product support, logistics and warehousing. The company X employs about 60 persons.

The survey focuses on communication between teams, the communication tools and the managerial communication. The questionnaire was delivered electronically to 76 persons on 8 February 2012 and 56 persons answered. The response percentage was 73.7. The survey was mainly quantitative, but some qualitative data was also received through open ended questions.

The results raised three areas of development: Communication between teams should have more face-to-face contact. Communication between warehousing and other teams was especially in need of development. In internal communication, especially in emailing, the important information seemed to disappear in the excess of information. Additional training was needed on intranet and databases. The survey reveals that superiors should give supportive feedback more and take the employees’ ideas and wishes into account.

A follow-up study could be implemented to find out the employees’ developing ideas on their own work. This would help to consider the employees’ opinions. The developing of communication between teams has already started by arranging trial runs of job rotation for those willing to do that.