E-KATALOGI -HANKINTAKANAVAN KEHITTÄMINEN

Abstract

Sähköisten hankintatyökalujen avulla pystytään vapauttamaan osto-organisaation resursseja tilausperusteisesta ostotyöstä toimittajaperusteiseen ja strategiseen ostotyöhön.

Sähköinen tuoteluettelo eli e-katalogi on yksi osa sähköistä hankintaa. Kohdeyrityksessä e-katalogin käyttöaste ei ole noussut halutulle tasolle. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli löytää keinoja käyttöasteen nostamiseksi.

Työn teoriaosassa perehdyttiin hankintatoimea ja sähköistä hankintaa koskevaan kirjallisuuteen ja artikkeleihin. Lisäksi perehdyttiin haastattelumenetelmiin. Käytännön työssä haastateltiin e-katalogin loppukäyttäjiä kohdeyrityksen kolmella, samaan osto-organisaatioon kuuluvalla tuotantolaitoksella. SAP – toiminnanohjausjärjestelmästä kerättiin ostodataa, joka käsiteltiin Excelillä.

Työssä kävi ilmi, että e-katalogiin pitää tehdä useita muutoksia, jotta siitä saadaan käyttäjäystävällisempi. Tärkeimmät muutokset koskevat tuotekuvia ja – kuvauksia sekä hakutoimintoa. Yhteistyötä ja tietämystä pitää syventää kohdeyrityksen, palveluntarjoajan ja toimittajien välillä.

Ostodatan analysoinnin perusteella voitiin todeta, että loppukäyttäjät valitsevat MRO- ja hallintotarvikkeiden ryhmässä usein hankintastrategiassa suositellusta poikkeavan hankintakanavan. Mikäli nämä ostot saadaan siirrettyä ostajilta loppukäyttäjien tehtäviksi (e-katalogi), on mahdollista vapa-uttaa ostajien resursseista n. 20 % hankintastrategian mukaisesti tärkeämpiin töihin.

Ostodatan analysoinnin perusteella e-katalogin käyttöastetavoitteeksi voidaan asettaa min. 60 %, kun käyttöaste lasketaan normaaleista ostotilauksista, pois lukien palvelutilaukset, nimikkeelliset tarvikkeet sekä tilaukset, joiden nettoarvo on yli 2500 €.

Resources of a purchasing organization can be released from tactical buying to supply based and strategic procurement by using e-procurement tools. E-catalogue is one tool in e-procurement area.

In the target company the utilization rate of the e-catalogue has not reached the desired level. The purpose of this Master’s Thesis was to define the means to improve the utilization rate.

Field-specific literature and articles were used as a source material in the theory section concerning purchasing, supply chain management and e-procurement. In the practical section of the thesis the end users were interviewed with the intention to define the needed improvements in the e-catalogue. The SAP –system was used for collecting the purchasing data, which was then processed by using Excel.

It became clear, that several changes are needed to make the e-catalogue more user-friendly. The biggest shortcomings hindering the use of the e-catalogue are missing pictures and product descriptions, and the search function. There is a need to deepen the collaboration and know-how between the target company, service provider and suppliers.

After analyzing the purchasing data it can be confirmed, that the end users easily choose some other supply channel instead of the e-catalogue, which they should use. If these purchases can be changed from free text orders (done by byers) to orders made directly from the e-catalogues by the end users, it is possible to release about 20% of the byers’ time to strategic tasks.

On the grounds of analyzing the purchasing data the target of the utilization rate can be set to 60%, if the rate is calculated by using the standard orders, excluding the service orders, supplies with material code and orders with net value > 2500 €.