Maistraattien kassajärjestelmän prosessit ja niiden yhtenäistäminen

Abstract

Maistraatti on lakeihin ja asetuksiin perustuvia palveluita tuottava paikallishallintoviranomainen, joka kuuluu valtiovarainministeriön hallinnonalaan. Julkishallinnossa pyritään tehostamaan ja keskittämään toimintoja, ja tämä koskee myös maistraatteja. Toimintoja voidaan tehostaa muun muassa kehittämällä julkishallinnon käyttöön uusia järjestelmiä ja keskittämällä rutiinitoiminnot palvelukeskuksiin.

Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Itä-Suomen aluehallintoviraston yhteydessä toimiva Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö, jonka vastuulla on muun muassa maistraattien tietojärjestelmien kehittäminen. Jotta järjestelmistä tulostettavat raportit olisivat luotettavia, on järjestelmien käyttötapojen oltava yhdenmukaisia kaikissa maistraateissa.

Maistraateissa on otettu 1.1.2012 alkaen käyttöön uusi kassajärjestelmä, jonka myötä maistraatin maksuliikenteen ja reskontran hoito siirtyi palvelukeskukseen. Opinnäytetyön tavoitteena oli koota ohjeistus, jonka avulla pyritään yhtenäistämään maistraattien kassajärjestelmän käyttöä. Toimintatutkimuksen avulla luotiin ohje, johon koottiin kaikki tarpeellinen ohjeistus maistraateille kassajärjestelmän käyttöön liittyen. Ohjeeseen on kirjattu lisäksi palvelukeskukselle siirtyneistä rutiinitehtävistä maistraateille aiheutuvat tehtävät ja selvitykset. Ohje julkaistiin maistraattien intranetissä ja on näin ollen kaikkien Suomen maistraattien käytössä. Myös maistraattien yhteistyötahot saavat ohjeen käyttöönsä ja sitä voidaan käyttää tarvittaessa pohjana muiden organisaatioiden vastaavanlaisen ohjeen laadinnassa.

Ammatillisesti katsottuna opinnäytetyön aihe oli kehittävä. Tutkimus toteutettiin erilaisten selvitysten avulla sekä käyttämällä hyväksi osallistuvaa havainnointia. Tutkimuksen tavoitteeksi asetettu ohjeen laatiminen toteutui hyvin maistraattien, maistraattien ohjaavien tahojen ja yhteistyökumppaneiden avustuksella.

Under the Minister of Finance there is a local administrative authority called Local Register Office, whose services are founded on laws and orders. In public administration there is processing concentration and intensification of tasks. That involves also Local Register Offices. One way to intensify tasks is to create new data systems and centralize them to the service centers.

The thesis was assigned by Development and Steering Unit for the Local Register Offices that is acting in conjunction with Regional State Administrative Agency for Eastern Finland. Development and Steering Unit for the Local Register Offices is for example in charge of development of the data systems at the Local Register Offices. To get reliable reports from those data systems all Local Register Offices must use those data systems alike.

Local Register Offices started using a new cashier system in 1.1.2012. With that new cash system the payments traffic and personal ledger functions of Local Register Offices were moved to the service center. The purpose of the thesis was to create guidelines to standardize the ways of the Local Register Offices to use the cash system. The guidelines were created by using action research. All useful knowledge for using cash system was collected to the directions. Duties, which devolved on the service center, bring some tasks to Local Register Offices. The instructions for those tasks are also written into the guidelines.

The guidelines were released on the intranet in Local Register Offices and thus all Local Register Offices in Finland can use it. Partners in cooperation of Local Register Offices can also have the directions and it can be used as a base of directions for other organizations.

From professional point of view topic of the thesis was very educative. The enquiry was practiced by doing different kind of inquiries and using participative observation. Doing directions, which was the purpose of the whole enquiry, turned out very well with the help from the Local Register Offices, directional quarters of the Local Register Offices and partners in cooperation with the Local Register Offices.