Johdon luotettavuutta, sopivuutta ja ammattitaitoa koskevien tietojen ylläpitäminen finanssialan yrityksissä - fit & proper

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään finanssialalla toimivien yritysten johdon ja merkittävistä toiminnoista vastaavien luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon (fit & proper) raportointia Finanssivalvonnalle. Tutkimuksessa selvitetään myös raportoinnin perustana olevaa kansallista ja kansainvälistä lainsäädäntöä sekä säännösten vaikutuksia tietojen ylläpito- ja päivitysprosessissa.

OP-Pohjola osk:n toimeksiannon päätavoite oli löytää yhtenäiset toimintatavat ajantasaisen ja mielekkään fit & proper -raportoinnin tueksi hyödyntäen assistenttien tekstinkäsittely- ja tietohallinto-osaamista ja assistentti- ja esimiestyöparin keskinäistä vuorovaikutusta. Raportoinnin ongelmakohtina koettiin epätietoisuus aikataulusta, ilmoitettavien tietojen tunnistaminen ja tiedonkulku. Tutkimus rajattiin OP-Pohjola osk:n johtokunnan jäsenten ja heidän assistenttiensa pariin.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisin menetelmin. Teoreettinen viitekehys muodostuu asiaan liittyvästä lainsäädännöstä. Haastattelemalla prosessin avainhenkilöitä, eli assistentteja, johtokunnan jäseniä sekä compliance officeria saatiin ensikäden tietoa hyväksi todetuista toimintatavoista, tärkeistä näkökulmista sekä huomioista uuden toimintaehdotuksen löytämiseksi.

Päädyttiin toimintaehdotukseen, jossa tiedot tarkistettaisiin säännöllisesti assistentti-esimiestyöparin tapaamisissa ja tiedot raportoitaisiin Finanssivalvonnalle selkeällä ansioluettelopohjalla, josta löytyvät tarvittavat asiakohdat. Henkilötietolain asettamat vaatimukset tietojen säilyttämiselle selvitettiin ja otettiin huomioon ohjeistuksessa. Mikäli toimintamalli otetaan käyttöön, uudistuksen jalkauttamisen helpottamiseksi järjestetään assistenteille koulutustilaisuus fit & proper -asioihin perehdyttämiseksi

This bachelor’s thesis examines the consistent handling and updating of information required for reporting executive management’s trustworthiness, suitability and expertise to the proper financial supervision authorities. Legislation regarding the Fit & Proper standard and the handling of personal information is also looked into.

Companies operating in the financial industry are subject to laws, norms and strict regulations in terms of controlling how the company is run. Special attention regarding legislation is given to procedures which assure healthy competition in the market and also assure that companies are led by people with sufficient professionalism and integrity.

This was an assignment commissioned by the largest Finnish financial group’s parent company, OP-Pohjola osk. The main objective was to find a consistent and cohesive style of reporting using management assistants’ expertise in word processing and in-formation gathering.

This study was carried out by qualitative methods. The theoretical section includes laws and regulations which are later examined, together with the interviews in the concluding section. The interviews were held in December 2011 in Helsinki and the interviewees were members of the OP-Pohjola osk Board of Directors, their assistants and a compliance officer. The semi-structured interviews followed the theme of re-organizing the reporting process.

The results of this study indicate that a renewed reporting process was necessary and that instead of filling out the Fit & Proper form, the information will be given to those handling financial supervision on resumes as appendices. OP-Pohjola osk can make a good use of the results of this study in other reporting processes to authorities in the area of financial supervision.