Best practices for project handover in middle-size organizations

Abstract

It is challenging to run a project and hand it over into daily processes. This thesis examines Nord Pool Spot AS’ (later NPS) issues in current project and operational processes. It has been a common problem in NPS that the project team has had the best knowledge of new systems. This has led to a situation where the daily operation team depends on the project team and/or persons who have worked for the project.

The thesis is based on a research problem to define an optimal project handover model for small or medium size organizations. It intends to describe a model which ensures the end user’s sufficient knowledge of the project. In other words, the goal is to define how to ensure thorough knowledge of new systems for the end-users.

The research methodology in this thesis is the case study method. With the help of semi standardized interviews, the plan was to organize the theory to present best practice. The data was collected by interviewing employees, employers, and suppliers. Also, an external project manager’s project diary was studied.

The most common issue in project handover in NPS is to define the end user’s roles and responsibilities. The reason for this, and similar issues in all these projects (Enex, Sets and Sesam) is the need for the organizational maturity to run projects according to standards. Other issues included the motivation of end users. Among project members, the motiva-tion is good but since the end users are not committed to the new product in the early phase, their motivation is lacking. The model that this organization is missing is clear responsibilities for each process; clear phases for the project; validating and verifying project results; and commitment of the operational team.

Projektien tekeminen on haastavaa, mutta erityisen haastavaa on luovuttaa projekti loppu-käyttäjälle. Tutkimuksen taustana ovat Nord Pool Spot AS –nimisen (myöhemmin NPS) organisaation projektien luovutuksessa havaitut ongelmat. Hyvin usein keskeinen tietämys tuotteesta on vain projektiin osallistuneilla henkilöillä. Tämä on johtanut usein myös siihen, että myös operatiiviset tehtävät kaatuvat projektihenkilöiden niskaan. Pienessä yrityksessä, jonka resurssit ovat muutenkin rajalliset, tämä ei ole tehokasta voimavarojen käyttöä. Resurssiongelmat eivät häiritse ainoastaan operatiivista liiketoimintaa, vaan myös uusien hankkeiden suunnittelu ja läpivienti kärsivät.

Teoriaosuuden pohjalta laadittu teemahaastattelu konkretisoi tutkimusongelman. Tutki-musta varten haastateltiin NPS:n projektien työtekijöitä, projektipäälliköitä, projektien omistajia ja toimittajan edustajaa. Myös ulkoisen projektipäällikön päiväkirjaa käytettiin tutkimuksessa apuna projektin yksityiskohtien selvittämiseksi.

Tutkimuksen perusteella ongelmakohtia olivat vastuunjako, loppukäyttäjän sitoutuminen uuteen tuotteeseen, kommunikaatio ja tietämyksen siirto projektilta operatiiviselle organi-saatiolle.

Ratkaisuehdotuksena on vastuualueiden määrittely prosessikohtaisesti, selkeät vaiheistuk-set projekteihin, tulosten validointi ja verifiointi sekä operatiivisen henkilöstön sitouttami-nen projektiin jo projektin alkuvaiheessa.