Miten elämyksellinen kokoustila luodaan?

Abstract

Laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen on selvitetty miksi ja miten elämykselliset kokoustilat tuovat organisaatioille hyötyä sekä kuinka näitä elämyksellisiä / parempia kokoustiloja ja kokouksia voidaan itse luoda. Oletuksena työssä on, ettei kokousten asiasisällön ja esiintyjien houkuttelevuutta voida lisätä.

Tämä opinnäytetyö on osa ”CHoT – Huomisen kokoushotelli” -tutkimushanketta, jonka päätavoitteena on selvittää, millainen huomisen kokoustila / -hotelli on. Tutkimushankkeessa mukana olevat yritykset toivat hanketta varten tutkimuskäyttöön otettuun pieneen, vuokrauskäytössä olevaan tilaan, toivomiaan elementtejä. Muun muassa: Smart Board (korvaa mahdollisesti videotykin), huonekalut, videokonferenssilaitteiston, kankaat sekä muuta teknologiaa, joka esimerkiksi vähentää kokoustilan energiahukkaa ja hiilijalanjälkeä. Pienestä tilasta muokattiin näin ”huomisen kokoustila – Griini”.

Griiniä kyselyssä arvioineista kokoustajista 100 % ilmoitti, että varaisi tilan uudestaan. Useita parannusehdotuksiakin tuli. Hankkeen myötä, sekä Helsingin Messukeskuksessa, että internetissä, toteutetut laadulliset kyselytutkimukset antavat käytännön vinkkejä miten nykyisiä kokoustiloja sekä kokouksia itse kokoustajat toivovat parannettavan.

Haastateltavien mukaan elämyksellinen kokoustila luodaan tarjoamalla naposteltavaa, erilaisia virikkeitä, raikasta ilmaa... Tärkeää on lisäksi saada "turhakin" kokous tuntumaan kaikista mahdollisimman hyödylliseltä; joillekin voidaan vedota muun muassa verkostoitumisen erityiseen tärkeyteen. Opinnäytetyön avulla elämyksellisiä ja tehokkaampia kokoustiloja voidaan aikaansaada yhä enemmän.

This thesis explains how and why organizations can benefit from having meeting rooms that are more entertaining. It also explores how to create such rooms by using the qualitative research method. Assumed in this work is the idea that neither the attractiveness of the participants nor a meeting’s agenda can be improved upon.

This study is part of the CHoT (The Conference Hotel of Tomorrow) research project, which aims to find out what changes are expected to take place in future meetings. Companies involved in the project equipped a small rentable room with things such as a Smart Board (an interactive whiteboard that can, among other things, replace a video projector), furniture, video-conferencing equipment, fabric and technologies that can reduce the loss of energy and leave a smaller carbon footprint. And so "Griini," tomorrow's meeting room, was created.

After assessing Griini it turned out that 100% of the delegates would like to reserve it again. These delegates also gave some suggestions on how to make this meeting room even better. Qualitative surveys, carried out in the Helsinki Exhibition & Convention Centre and on the Internet, provide knowledge about how delegates would like the current meeting rooms and meetings to be improved.

According to the interviewees, experiential meeting space is created by providing such things as snacks, a variety of stimuli, fresh air, etc. It is important to also get everyone to feel that the meeting is benefiting them somehow; some can be motivated even by things such as "the special need to create networks." The outcome of this thesis provides knowledge about how to create meeting rooms and meetings that are both inspirational as well as effective.