Tilapalveluhankintojen suunnittelu : strategisia valintoja ja resurssien hankintaa

Abstract

Tilapalveluhankintojen määrä ja niihin kohdistuva kritiikki kasvavat. Tilapalveluhankinnoille leimaa antavia ovat halvimpaan hintaan perustuva kilpailuttaminen ja hankintojen rutiininomaisuus. Opinnäytetyössä tarkasteltiin tilapalveluiden järjestämistä, kilpailuttamista ja ulkoistamista sekä tilapalveluhankintojen suunnittelua strategisesta näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää tilapalvelustrategian ja hankintasuunnitelman välinen yhteys sekä kuvata tilapalveluhan-kintojen suunnitteluprosessin sisältö sen eri vaiheissa.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin tapaustutkimusta, jossa tutkittavana tapauksena oli Tampereen yliopistollisen keskussairaalan siivouspalveluhankinta. Tutkimusaineistona käytettiin hankinta-yksikön edustajien haastattelua sekä sairaanhoitopiirin palvelustrategiaa. Tutkimus osoitti, että tilapalveluiden järjestäminen on kytkettävä organisaation toiminta-ajatukseen, arvioihin ja visioihin sekä sen strategiseen suunnitteluun. Huolellisesti laadittu, organisaation palvelustrategista johdettu tilapalvelustrategia antaa selvät tavoitteet myös tilapalveluhankintojen suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Tilapalveluhankinnat ovat strategisia hankintoja, jotka edellyttävät tilaajalta vahvaa substanssi-osaamista. Hankintojen suunnittelun ja toteutuksen haasteet eivät eroa toisistaan yksityisellä ja julkisella sektorilla, vaikka julkisia hankintoja säädellään lailla. Hankintasuunnitelman kuvauksessa voidaan soveltaa Nortonin ja Kaplanin (2009) strategiakarttamallia. Strategiakartta tiivistää tilapalveluhankintaan liittyvät tavoitteet, mittarit ja hankkeet sekä toimii hankintoja koskevan viestinnän välineenä. On todennäköistä, että tilapalveluhankintojen huolellinen suunnittelu parantaa hankintojen taloudellisuutta, asiakastyytyväisyyttä sekä parhaimmillaan kehittää uusia tilapalveluiden järjestämisen ja tuottamisen toimintamalleja. Tutkimuksen tuloksena syntynyttä tilapalveluhankintojen suunnittelun mallia voidaan käyttää sekä julkisen ja yksityisen sektorin hankintojen suunnitteluun.

Recently the quantity of purchasing of facility services has been growing as well as the criticism toward them. The purchasing of facility services is typically based on the cheapest prices and routine. The thesis examines the purchasing, bidding, outsourcing and planning of purchasing of facility services from a strategic point of view. The thesis aims to examine the link between facility service strategy and purchasing plan and also provide understanding of the planning process of purchasing of facility services.

The method was case study and the case the University Hospital of Tampere and it’s purchasing of cleaning services. Research material was collected by interviewing the representatives of purchasing unit and material gathered from the service strategy of the health care district. The research showed that the purchasing of facility services must be linked to the business idea, values, vision and the strategic planning of the organization. Carefully designed facility services strategy is based on the services strategy of the organization and gives clear goals also to plan the purchasing and also the execution of facility services.

Purchasing of facility services is also a strategic choice and requires strong substance knowledge from the buyer. The demands of purchasing are similar both to public and the private sector regardless the fact that the public sector purchases are monitored by law. When building a description of purchasing plan the strategic map of Norton and Kaplan (2009) can be used. The strategic map summarizes the goals, measures and projects and works also as a tool for communication regarding the purchasing. It’s possible that the careful planning of purchasing of facility services improves the cost-effectiveness, customer satisfaction and in it’s best develops new procedures for organizing and producing facility services. The model of purchasing of facility service presented in this study can be used both in private and public sector.