Toimintolaskenta HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun kirjastossa

Abstract

Opinnäytetyö on toteutettu toimeksiantona HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun kirjastolle. Kirjastossa oli herännyt kiinnostus toimintolaskentaa kohtaan ja toimeksiantona oli laskea kirjaston palveluiden kustannukset toimintolaskentaa hyväksikäyttäen. Kirjastossa on tarkoitus ottaa toimintolaskenta jatkuvaan käyttöön, ja siksi tuli myös laatia toimintolaskentamalli, jota avuksi käyttäen voidaan laskea kirjaston palveluiden toimintokustannukset myös tulevaisuudessa. Lisäksi toimintolaskentamallia on tarkoitus käyttää kirjaston eri toimipisteiden benchmarkingissa ja ottaa käyttöön sen avulla löydettyjä parhaita käytäntöjä myös muissa toimipisteissä kustannustehokkuuden parantamiseksi.

Opinnäytetyö on produktityyppinen ja se on tehty käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Kirjaston toiminnot on kartoitettu käyttäen apuna kirjastossa laadittuja prosessikuvauksia, kirjaston toimintaohjeita ja keskusteluja ja sähköpostikirjeenvaihtoa tietopalvelupäällikön kanssa. Lisäksi kirjastossa toteutettiin työajankäyttöselvitys, jonka avulla selvisi henkilöstön eri toimintoihin käyttämä aika.

Opinnäytetyön viitekehys muodostuu kirjaston toimintojen esittelystä ja toimintolaskennan teoriasta. Empiirisessä osassa laskettiin valittujen laskentakohteiden kustannukset vuoden 2011 tuloslaskelman ja vuoden 2011 toimintaa kuvaavien tilastojen pohjalta. Resurssit kohdistettiin toiminnoille ja näiltä edelleen laskentakohteille toimintolaskennan teorian mukaisesti. Toimintolaskentamalli laadittiin Excel-taulukkona, johon syöte-tään toteutuneet resurssit ja toimintoajurien lukumäärä, jolloin saadaan tulokseksi toimintojen ja laskentakohteiden kustannukset.

Toimintolaskenta soveltuu hyvin kirjaston palveluiden kustannusten laskemiseen, koska kirjaston toiminta on monimutkaista, palveluja on useita ja yleiskustannuksia on paljon.

This thesis was carried out for the library of HAAGA-HELIA University of Applied Sciences. The assignment was to calculate activity-based costs of the services of the library. In the library the idea is to bring the activity-based cost accounting into constant use and for that it was necessary to draw up an activity-based cost accounting model which enables to calculate the activity-based costs of the services of the library also in the future. In addition the idea is to use the activity-based cost accounting model in the benchmarking of the different offices of the library and to bring into use the best practices that have been found with the help of activity-based cost accounting model also in other offices of the library to improve cost-efficiency.

This thesis is a functional study and was conducted using qualitative research methods. The activities of the library were surveyed by using as help the process descriptions and work instructions of the library and also discussions and e-mail correspondence with the Information Services Manager. In addition a survey of working hours was carried out in the library to find out how much time the staff spends in different activities.

The theoretical framework of the thesis consists of the presentation of the activities of the library and basic introduction of activity-based costing. In the empirical section the costs of chosen services were calculated by using the income statement of 2011 and the statistics which describe the activities of 2011. The resources were directed to the activities and from them to calculation targets according to the theory of activity-based-costing. The activity-based cost accounting model was created by using Excel spreadsheet. The activity-based cost accounting model gives the costs of activities and calculation targets when the costs of resources and the number of activity drivers are entered.

The activity-based costing system suits well for calculating the costs of the services of the library because the activity of library is complicated and there are a lot of overhead costs.