Investointikustannusten budjetointi luottamusvälin avulla

Abstract

Budjetti esitetään perinteisesti laskentakohteittain yksittäisinä budjettiarvoina, joita verrataan toteumaan. Budjettiarvot sisältävät aina epävarmuutta, mikä tulisi ottaa huomioon budjetointiprosessissa. Budjettiarvojen epävarmuutta voidaan kuvata numeerisesti laatimalla luottamusvälibudjetti, jossa budjetille arvioidaan ala- ja ylärajat, joiden sisälle kustannusten ennustetaan osuvan budjettikaudella. Kun toteumaa verrataan luottamusvälibudjettiin, voidaan havaita todelliset poikkeamat suunnitellusta helpommin kuin vertaamalla toteumaa yksittäisiin budjettiarvoihin.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää investointien budjetointiprosessia laatimalla digitaalinen budjetointityökalu. Työkalun tavoitteena oli, että työkalun avulla voidaan laatia luottamusvälibudjetti sekä vertailla toteutuneita kustannuksia budjettiin ja että työkalu laskee ennusteita toteuman sekä luottamusvälibudjetin avulla. Budjetointityökalun tavoitteeksi asetettiin lisäksi selkeys ja helppokäyttöisyys sekä selkeät käyttöohjeet.

Budjetin avulla voidaan kuvata budjetointikauden taloudellisia tavoitteita. Budjettitarkkailun avulla voidaan arvioida organisaation suoriutumista. Vertaamalla investointibudjettia toteumaan voidaan tarkkailla, ovatko investointikohteiden kustannukset toteutuneet suunnitellusti. Kun budjettitarkkailua tehdään budjettikauden aikana myös ennusteiden avulla, mahdollisiin poikkeamiin voidaan reagoida ajoissa eikä budjetointi rajoitu vain jälkiseurantaan.

Investointien budjetointi poikkeaa operatiivisten toimintojen budjetoinnista, koska jokainen investointi on erilainen kuin muut. Investointibudjetin epävarmuutta kuvaava luottamusväli voidaan laskea tilastollisia menetelmiä hyväksikäyttäen tai määritellä asiantuntija-arvioiden avulla.

Opinnäytetyön tuotoksena syntynyt budjetointityökalu toteutettiin Excel-tiedostona. Työkalussa on omat taulukot luottamusvälibudjetin laatimiseen, toteuman seurantaan sekä budjetin seurantaan. Työkalu on laadittu vuosibudjetointia varten, mutta sitä voi sovelletusti käyttää myös lyhyemmän tai pidemmän aikajänteen budjetointiin. Työkalun käyttöä ei testattu työssä oikeassa organisaatiossa, mutta työkalua testattiin kuvitteellisilla tiedoilla.

Excel-työkalu on käyttökelpoinen etenkin pienissä organisaatioissa tai esimerkiksi yksityishenkilön talonrakennusprojektin tai muun investoinnin budjetoinnin apuna. Toisaalta työkalu toimii hyvin, vaikka investointeja olisi hyvin paljon, ja siksi se toimii myös suurempien organisaatioiden budjetointityökaluksi. Jatkotoimenpiteenä työkalua tulisi testata yhdessä tai useammassa organisaatiossa ja jatkokehittää saatujen palautteiden perusteella. Työkalun toimintaperiaate voitaisiin jatkotoimenpiteenä yrittää integroida organisaation käytössä oleviin järjestelmiin, jolloin erillistä työkalua ei tarvittaisi.