SME company´s participation to international trade fair

Abstract

The subject of this thesis took shape from its author’s willingness to do write a trade fair-related thesis. The purpose was to collect information about participating in foreign trade fairs and to plan a part of the participation of a company in a security trade fair held from 25 to 28 September 2012 in Essen, Germany. The company which all information was collected for employs few people, and its products are oil and chemical protection equipment, together with different sorts of other protection equipment. The company has been participating trade fairs in Finland but never before with an independent stand abroad.

The main task was to collect information about participating in a foreign fair because it involves differences compared to Finnish fairs. The second part was to plan the company’s participation. The planning included participation and its different steps, from the reservation of the stand to the planning of aftercare. Information for the thesis was collected for example from the literature on trade fairs, participating in a seminar, and by using different Internet search engines. Furthermore, the author’s own experience of working at different trade fairs gave more information as to which things should be taken care of while working at a fair stand.

The project taught how many different phases participation in a trade fair really includes and that every of these phases should be planned early enough. Stand personnel have an important role for achieving the goals, and they also have to be aware of what the company expects from the trade fair. The personnel should be also aware of the requirements that have been set for working at the stand. Before the trade fair, the personnel should attend a training during which all the things mentioned above should be dealt with. This way, the personnel will able to introduce products and services in a professional way.

Opinnäytetyön aihe muotoutui tekijän halukkuudesta tehdä messuihin liittyvä työ. Tarkoituksena oli hakea tietoa ulkomaisille messuille osallistumisesta sekä suunnitella osa osallistumisesta vuoden 2012 syyskuussa (25.–28.9) järjestettäville Security-messuille, jotka pidetään Essenissä, Saksassa. Yritys jolle tietoa kerättiin, on muutaman hengen yritys, joka kauppaa öljy-ja kemikaalisuojaimia sekä erilaisia suojavarusteita. Yritys on osallistunut Suomessa erilaisille ammattimessuille, mutta ulkomaisilla messuille sillä ei ole vielä ollut omaa osastoa. Yrityksen pienuudesta johtuen heillä ei ole ollut resursseja aloittaa tälläistä projektia. Vastaan on tullut myös kielitaidon puute.

Päätehtävä oli kerätä osallistumistietoutta, mitä kaikkea tulee ottaa huomioon ulkomaisille messuille osallistumisesta, sillä eroa kotimaisiin messuihin löytyy. Toinen tehtävä oli suunnitella messuille osallistumista. Suunnittelu sisälsi osallistumisen suunnittelun ja sen vaiheet osastopaikan varaamisesta messuosaston suunnitteluun sekä jälkihoidon suunnitteluun. Tietoa opinnäytetyötä varten kerättiin muun muassa alan kirjallisuudesta, osallistumalla seminaariin sekä käyttämällä Internetin erilaisia hakukoneita. Lisäksi tekijän oma kokemus messuilla työskentelystä lisäsi tietoa asioista, jotka täytyy ottaa huomioon messuosastolla työskennellessä.

Projekti opetti, kuinka paljon erilaisia vaiheita messuosallistuminen kaiken kaikkiaan sisältää ja kuinka kaikki nämä vaiheet tulee suunnitella hyvissä ajoin. Messuosaston henkilökunnalla on tärkeä rooli tavoitteiden saavuttamisessa, ja heidän on oltava myös selvillä, mihin yritys pyrkii. Selvillä tulee olla myös vaatimuksista, joita osastolla työskentely asettaa. Ennen messuja tulee henkilökunnalle pitää koulutus, jossa kaikki edellä mainitut asiat käydään läpi, jotta messuilla henkilökunta pystyy ammattimaisesti esittelemään tuotteita sekä palveluja.