Hallintoassistentin työn dokumentointi

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin Metsämiesten Säätiön hallintoassistentin työtehtävien riskienhallinnan kannalta. Työllä varmistetaan osaaminen organisaatiossa myös hallintoassistentin yllättävän poissaolon kohdatessa. Tavoitteena oli saada toimiva ohjeistus rutiinitöistä ja aikataululistaus helpottamaan töiden ennakointia.

Työn viitekehys muodostuu pääasiassa osaamisen johtamisen ja hiljaisen tiedon teoriasta, josta löytyi perustelu produktin tärkeydelle. Kahden hengen organisaatiossa vastuualueet ovat laajat. Osaaminen, joka on opittu työssä on yrityksen pääomaa. Sitä on kuitenkin hyvin vaikea saada organisaation käyttöön dokumentoinnin vaikeuden takia. Hiljainen tieto on lähes mahdoton saada kokonaan näkyväksi.

Osaaminen jaettuna koko organisaation käyttöön, turvaa yrityksen toimintaa ja luo jatkuvuutta. Produkti, eli hallintoassistentin tehtävien kuvaus aikatauluineen, on ainutlaatuinen ja mahdoton ottaa käyttöön toisessa organisaatiossa. Tämä produkti käsittelee osaamisen riskienhallintaa tehtävä- ja yksilötasolla, eli hallintoassistentin osalta.

Produktin valmistumisen ajankohta on paras mahdollinen. Työ tulee uuden hallintoassistentin käyttöön joulukuussa 2012 kun tehtävän nykyinen haltija jää äitiyslomalle. Kansiossa on rutiinien osalta työtehtävät ohjeistettuna kohta kohdalta. Muut työt ovat listattuna kuukausitasolla aikataululistaan, joista voi ennakoida tulevia töitä. Tämä tehostaa hallintoassistentin ajankäyttöä. Produkti on täysin hyödynnettävissä Metsämiesten Säätiön päivittäisessä työssä.

The purpose of the study was to strengthen risk management within the Metsämieten Säätiö foundation in relation to the Administrative assistant's duties. The study ensures knowhow retention within the organisation even in the case of unexpected absence of the Administration assistant. The aim was to provide a functioning guidance on routine work and a schedule which facilitates workload anticipation.

The reference framework consists mainly of knowledge management theory, which provides the basis for the relevance of the study. In a two person organisation the areas of responsibility are broad. Although know-how obtained at the work place is part of the organisation’s assets, this knowhow is difficult to capitalise on due to documentation related issues. Tacit knowledge is almost impossible to make completely visible.

Obtained knowledge made available for the whole organization secures the company’s operations and ensures continuity. This study, including the Administration assistant's job description and schedule, is unique and thereby not utilisable in another organisation. This study deals with knowledge risk management on the task and the individual level.

Timewise, the study’s completion is optimal as it becomes available to the new Administration assistant in December 2012 when the author goes on maternity leave. The folder contains the daily work routines with step by step instructions. Other tasks are listed in a monthly schedule, which facilitates the anticipation of upcoming work tasks. This enhances the Administrative assistant’s time management. The study is fully available for use in the daily work of the Metsämiesten Säätiö foundation.