Vuosilomaprosessin kehittäminen osana henkilöstöpalveluiden toiminnan muutosta. Case: Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen ky.

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää miten prosesseja kuvataan, kehitetään ja arvioidaan, käyttäjät huomioiden, kun kyseessä on tietojärjestelmän käyttöönotto. Opinnäytetyö perustuu Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymässä vuonna 2009 käyttöönotetun sähköisen vuosilomahakemuksen suunnittelu-, käyttöönotto- ja kehittämistoimintoihin. Sähköisen vuosilomahakemuksen käyttöönoton lähtökohtana on käyttäjien, prosessien ja tekniikan yhteisvaikutus käyttöönottoprosessissa.

Opinnäytetyössä on kirjallisuuden pohjalta selvitetty toiminnan muutoksen vaikutusta toimijaan sekä toiminnan muuttamista prosesseja kehittämällä. Opinnäytetyössä sähköisen vuosilomahakemuksen käyttöönoton kuvaaminen on tutkimusmenetelmältään toimintatutkimus ja sitä tuetaan käyttöönotosta kertovalla kirjallisuudella. Sähköisen vuosilomaprosessin käyttäjätyytyväisyyttä tutkittiin vuosilomaoikeuden piiriin kuuluvien keskuuteen suunnatulla kyselyllä.

Sähköisen vuosilomahakemuksen käyttöönotto onnistui hyvin. Prosessille rakennetut mittarit antoivat odotuksia paremmat tulokset, mutta kehitettävää vielä löytyy. Vuosilomaprosessin kehittämistä jatketaan kehittämisen kehä -työkalun avulla, jossa prosessin arvioinnin jälkeen prosessin kehittämismahdollisuuksista laaditaan suunnitelma prosessissa esiintyvien heikkouksien poistamiseksi. Uuden suunnitelman toteutuksessa tarvittavat muutokset tehdään toimijat huomioiden.

The purpose of this thesis was to find out how processes are described, developed and evaluated when an information system is brought into use, taking into account the user. The thesis is based on the planning, implementation and development of the electronic annual leave form used in the Häme Municipal Federation of Professional Higher Education. The starting point of the electronic annual leave form was the interaction between the users, processes and technology in the implementation process.

On the basis of literature, the thesis explained how the change in operations affected the user and how operations changed when processes were developed. In this thesis, the action research method was used to describe the implementation of the annual leave form and literature about information system implementations was used to support the study. A questionnaire was sent to those who are entitled to annual leave asking them how satisfied they were with the electronic annual leave form.

The implementation of the electronic annual leave form was successful. Process indicators gave better results than expected, but there is still some development work to be done. The development of the electronic annual leave form will be continued with the aid of the PDCA (plan-do-check-act) cycle tool, which means that after process evaluation, a plan will be made to eliminate the weaknesses of the process. The necessary changes will be made in a new plan that takes into consideration the users.