Asiakirjojen julkisuus ja salassapito poliisihallinnossa : Case Jokilaaksojen poliisilaitos

Abstract

Jokilaaksojen poliisilaitos hoitaa paikallispoliisin tehtäviä entisen Oulun läänin eteläosassa. Poliisilaitos jakaantuu lupa- ja hallintopalvelulinjaan, valvonta- ja hälytystoimintayksikköön sekä rikostorjuntayksikköön.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää Jokilaaksojen poliisilaitokselle ohje, josta löytyy perustietoa asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta sekä ohjeita salassapitomerkintöjen tekemiseen ja tietojen antamiseen viranomaisen asiakirjoista. Tavoitteena oli tehdä ohje, josta olisi apua jokapäiväisessä työssä poliisilaitoksen asiakirjahallinnossa.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin viranomaisen asiakirja –käsitettä, asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa sekä tiedon antamista viranomaisen asiakirjasta. Työssä keskityttiin paperisten asiakirjojen maailmaan ja rajattiin pois vaitioloon ja sähköiseen tietojen käsittelyyn liittyvät asiat.

Teoriaosan jälkeen käytiin läpi poliisilaitoksen asiakirjoja yksiköittäin. Työssä listattiin poliisilaitoksen tavanomaisimpia salassa pidettäviä asiakirjoja, niiden yleisimpiä salassapitoperusteita ja suojaustasoja. Tyhjentävää luetteloa oli mahdoton tehdä, koska jokaisen asiakirjan salassa pidettävyys tulee kuitenkin aina arvioida tapauskohtaisesti.

The police department of Jokilaaksot is responsible for the local police functions in the southern part of the former province of Oulu. The police department is divided into three units: the licensing and management service line, the control and emergency operations unit and the crime prevention unit.

The purpose of this scholarly thesis was to create an instruction to the police department of Jokilaaksot, in which there is basic information on public access to documents and confidentiality and instructions for marking of the confidentiality of information and for giving information about authoritative documents to outside parties. The goal was to create instructions that would help the daily work of the police department’s document management.

The theoretical part of the scholarly thesis deals with the concept of authoritative documents, public access to documents and confidentiality and giving information on authoritative documents. This thesis focused on paper documents, and duty of secrecy as well as electronic information handling issues were left out of this study.

After the theoretical part, the police department documents were studied unit by unit. In this thesis the most typical confidential documents, the most common grounds for confidentiality and security levels were listed. It was impossible to put together a comprehensive list because confidentiality of each document is case-specific.