Kunnan toimistotyön kehittämishanke

Abstract

Tämän opinnäytetyön tutkimuskohteena oli kunnan toimistotyön organisoiminen uudelleen perustuen talouden tasapainotusohjelmaan. Tutkimusongelmana oli toimistotyön organisoiminen ja henkilöiden sijoittuminen uudessa organisaatiossa.

Toimistohenkilöstöä työskentelee eri osastoilla: hallinto- ja talous-, sivistys-, perusturva- ja teknisellä osastolla. Varahenkilöstön järjestäminen on ollut haasteellista. Lisähaasteen tuo se, että huomattava osa toimistohenkilöstöstä jää eläkkeelle muutaman lähivuoden aikana. Toimistotyöntekijöitä on 20, joista 8 eli 40 % on jäämässä eläkkeelle vuosien 2012 - 2014 aikana. Toimistotyön kehittämishankkeen tavoitteena oli hakea paras mahdollinen toimintamalli ja -tapa toimistotöiden hoitamiseen. Tulevaisuuden haasteet ovat niin mittavia, että myös toimistotöiden osalta tulee löytää tapa, jolla tehtävät hoidetaan tehokkaasti, joustavasti ja luotettavasti.

Tutkimusaineistona käytettiin konsultointityrityksen selvityksiä toimistotyön kehittämishankkeesta vuosina 2010 – 2012. Konsultointiyrityksen selvitykset perustuivat toimistohenkilöstön ja esimiesten haastatteluihin sekä muihin keskusteluihin, kunnasta saatuihin tietoihin ja eräästä toisesta vertailukunnasta saatuihin kokeilutuloksiin. Konsultointiyrityksen selvityksissä pohditaan vaihtoehtoja toimistotyön keskittämisestä ja tiimiyttämisestä ja annetaan ehdotus toimistotyön organisoinnista.

Tutkimusaineistona käytettiin myös työtyytyväisyyskyselystä saatua tutkimustietoa. Työtyytyväisyyskysely toteutettiin toimistotyön kehittämishankkeeseen osallistuvalle henkilöstölle. Kyselylomake lähetettiin 19 henkilölle ja vastauksia tuli 13. Kyselyn tarkoituksena oli se, että toimistotyön henkilöstö tulisi enemmän kuulluksi toimistotyön kehittämishankkeessa. Lisäksi kyselyn tarkoituksen oli myös se, että työnantaja voisi käyttää tutkimustuloksia hyväksi toimistotyön uudelleen organisoinnin toteutuksessa.

Tutkimuksessa on myös käytetty opinnäytetyön tekijän omia kokemuksia ja tietoja. Tässä tutkimuksessa annetut ehdotukset toimistotyön uudelleen organisoimiseksi on ajateltu työnantajan hyödynnettäväksi ja käytettäväksi.

The purpose of this thesis was to study the reorganization of municipal office work based on the re-balancing program of the finance in a municipality. The research problem was how to organize office work and how to place people in the new organization.

Office employees work in different departments, administration and finance, educational, social and technical departments, and it has been challenging to arrange stand-in personnel. A further challenge is that a significant part of the office staff will retire in the next few years. There are 20 office workers, of which 8, i.e. 40 %, is about to retire during the years 2012 to 2014. The objective of the office work development project was to find the best possible course of action and the way to handle office duties. Future challenges will be so massive that, also in office work, it is necessary to find a way to carry out tasks effectively, flexibly and reliably.

As the research material for this development project the results of a consulting company´s survey in the years 2010 – 2012 were used. The results of that survey were based on the interviews of and discussions with office personnel and superiors, on the data received from the municipality and the experimental results obtained from another municipality. In its reports the consulting company considers the option of centralizing the office work into teams and gives a proposal for organizing office work.

This thesis also exploited the research data obtained from an employee satisfaction survey that was carried out among the personnel involved in the office work development project. An inquiry was sent to 19 persons and 13 of them answered. The purpose of the survey was to let the office staff express their opinions better in this office work development project. In addition, the purpose of the survey was to give the employer an opportunity to benefit from the results in the reorganization of the office work.

The author´s own experiences and knowledge has also been used in this study. The proposals for the reorganization of the office work are meant to be benefitted from and used by the employer.