Kohti toimivaa intranetiä: sisältöjen ja rakenteen käyttäjälähtöinen kehittäminen
Piipponen, Anni (2020)
Piipponen, Anni
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202103273899
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202103273899
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, minkälaiset sisällöt ja rakenne intranetissä palvelisivat parhaiten Opintokeskus Siviksen työntekijöitä.
Opintokeskukseen hankittiin intranet vuonna 2017. Samaan aikaan käyttöön otettiin Microsoftin Office 365 -palvelu. Koska siirryttiin kokonaan uudenlaiseen työntekemisen tapaan, jäi intranetin kehittäminen aiottua pienemmälle huomiolle. Osa sivuista jäi tyhjiksi ja tieto vanhentui. Myöhemmin organisaatiomuutosten myötä rakennekin vanhentui. Lisäksi intranetistä tuli uusi teknisesti päivitetty versio, johon aiottiin siirtyä. Oli hyvä hetki tarkastella, miten intranetin saisi toimivammaksi. Tarkoituksenmukaisuuden, sitouttamisen ja projektin onnistumisen varmistamisen takia suunnittelua tehtiin käyttäjälähtöisin menetelmin osallistaen henkilökuntaa suunnitteluun mahdollisimman paljon.
Tutkimuskysymykset tässä työssä ovat: Mitä tietoa intranetissä pitäisi olla saatavissa? Minkälainen rakenne edesauttaa tiedon löytymistä? Työn teoreettinen viitekehys muodostuu tietojohtamisesta ja yhdestä sen prosessin osa-alueesta eli tiedon jakamisesta sekä käyttäjälähtöisestä kehittämisestä.
Tietoa toivotuista sisällöistä kerättiin kolmivaiheisella kyselyllä, jossa käytettiin kiinnostavuuden lisäämiseksi muun muassa ekskursiotekniikkaa. Rakennetta pohdittiin virtuaalisissa työpajoissa, joissa suunniteltiin intranetin etusivua sekä päänavigaatiota kyselyssä kerättyjen sisältötoiveiden pohjalta. Työpajo-jen pohjalta koottiin ensimmäinen prototyyppi intranet 2.0:sta, joka oli tämän opinnäytetyön tulos.
Projektin tärkein anti oli eri näkökulmien huomioonottamisen mahdollisuus sekä yhteisen näkemyksen luominen intranetistä. Projektin aikana intranetin tarkoitus kirkastui henkilökunnan keskuudessa, mutta huomattiin myös, että Siviksessä on tarpeen pohtia jatkossa eri tallennuspaikkojen ja tiedon jakamisen kanavien tarkoitusta. Mikä tieto kuuluu intranetiin ja mikä tiimin omalle kanavalle? Milloin ja mikä tieto kulkeutuu arkistoon?
Opintokeskukseen hankittiin intranet vuonna 2017. Samaan aikaan käyttöön otettiin Microsoftin Office 365 -palvelu. Koska siirryttiin kokonaan uudenlaiseen työntekemisen tapaan, jäi intranetin kehittäminen aiottua pienemmälle huomiolle. Osa sivuista jäi tyhjiksi ja tieto vanhentui. Myöhemmin organisaatiomuutosten myötä rakennekin vanhentui. Lisäksi intranetistä tuli uusi teknisesti päivitetty versio, johon aiottiin siirtyä. Oli hyvä hetki tarkastella, miten intranetin saisi toimivammaksi. Tarkoituksenmukaisuuden, sitouttamisen ja projektin onnistumisen varmistamisen takia suunnittelua tehtiin käyttäjälähtöisin menetelmin osallistaen henkilökuntaa suunnitteluun mahdollisimman paljon.
Tutkimuskysymykset tässä työssä ovat: Mitä tietoa intranetissä pitäisi olla saatavissa? Minkälainen rakenne edesauttaa tiedon löytymistä? Työn teoreettinen viitekehys muodostuu tietojohtamisesta ja yhdestä sen prosessin osa-alueesta eli tiedon jakamisesta sekä käyttäjälähtöisestä kehittämisestä.
Tietoa toivotuista sisällöistä kerättiin kolmivaiheisella kyselyllä, jossa käytettiin kiinnostavuuden lisäämiseksi muun muassa ekskursiotekniikkaa. Rakennetta pohdittiin virtuaalisissa työpajoissa, joissa suunniteltiin intranetin etusivua sekä päänavigaatiota kyselyssä kerättyjen sisältötoiveiden pohjalta. Työpajo-jen pohjalta koottiin ensimmäinen prototyyppi intranet 2.0:sta, joka oli tämän opinnäytetyön tulos.
Projektin tärkein anti oli eri näkökulmien huomioonottamisen mahdollisuus sekä yhteisen näkemyksen luominen intranetistä. Projektin aikana intranetin tarkoitus kirkastui henkilökunnan keskuudessa, mutta huomattiin myös, että Siviksessä on tarpeen pohtia jatkossa eri tallennuspaikkojen ja tiedon jakamisen kanavien tarkoitusta. Mikä tieto kuuluu intranetiin ja mikä tiimin omalle kanavalle? Milloin ja mikä tieto kulkeutuu arkistoon?