Salon kaupungin arkistotilahanke
Kiprianoff, Päivi (2021)
Kiprianoff, Päivi
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104124612
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202104124612
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoite, on kertoa miten suuren kuntaliitoksen tehnyt kaupunki saa keskitettyä suunnitelmallisesti kaupungin arkistotilat yhteen paikkaan. Opinnäytetyön tarkoituksena on antaa tietoa tuleville kuntaliitoskunnille ja arkistotoimille Salon kaupungin arkistotilahankkeesta ja muutoista.
Arkistotilahankkeen tavoite oli saattaa arkistot arkistotilamääräysten mukaisiksi. Salon
kaupunginarkiston tietopalvelu tulee olemaan hankkeen ja muuttojen jälkeen
kustannustehokkaampaa ja nopeampaa, kun aineistot sijaitsevat lähellä kaupungin keskustaa.
Arkistotilahankkeen historia juontaa juurensa kaupungin kuntaliitoksen alkuvuosiin 2008–2009. Kuntaliitos kosketti kymmentä entistä kuntaa ja neljää kuntayhtymää. Arkistoitujen ja muuttavien asiakirjojen määrä oli suuri: noin 2.5 hyllykilometriä. Salon kaupunginarkisto ja tietopalvelu on kaupungin organisaatiossa konsernipalveluissa keskitetyissä laki-, toimisto- ja hallintopalveluissa.
Opinnäytetyössä käytetty opinnäytetyyppi oli toiminnallinen opinnäytetyö, tuloksina esitetään miten arkistotilahanke, muuton tarjouskilpailu ja arkistomuutot onnistuivat. Opinnäytetyössä kerrotaan, miten muuton hankinta eteni ja miten muuttoyritys valittiin. Valitun muuttoyrityksen nimeä ei työssä julkaista.
Tulokset saatiin arkistotilahankkeen aikataulutetun valmistumisen jälkeen syksyllä 2020. Ne kirjattiin opinnäytetyöhön arkistotilahankkeen muuton ja loppuraportin valmistuttua.
Loppuraporttia ei julkaista opinnäytetyössä, vaan siitä on poimittu olennaiset tiedot työhön. Opinnäytetyötä hyödynnetään tulevissa kaupungin arkistonmuutoissa. Kun muutot suunnitellaan hyvin, on tuloksena onnistunut arkistonmuutto.
ASIASANAT:
arkistot, julkiset hankinnat, kilpailuttaminen, muutto, tarjoukset, tilat The purpose of this Bachelor’s thesis is to find out how the city of Salo, in relation to its municipal merger, has managed to centralize its archives. The purpose is to provide information to future municipal association and archives about archive relocating and moving project of the city of Salo.
The goal of the archive premises project was to organize the archives in accordance with the archive premises regulations. The archiving and information service of the Salo City Archives will be more cost-effective and faster after the project and relocating, because the materials are located close to the city center.
The history of the archive premises project dates back to the early years of the city's municipal association in 2008–2009. The Association of Municipalities affected ten former municipalities and four associations of municipalities. The number of archived and moved documents was large: about 2.5 shelf kilometers. The Salo city’s archives and information services are part of the city's organization in centralized legal, office and administrative services under the group services department.
The type of thesis was a functional thesis, the results of which show how successful the archive premises project, the relocation tender and the archive relocations were. The thesis describes how the acquisition of the move progressed and how the moving company was selected. The name of the selected relocation company will not be published in the work.
The results were obtained after the scheduled completion of the archive premises project in the fall of 2020. They were recorded in the thesis after the move of the archive premises project and the completion of the final report. The final report is not published in the thesis, but essential information for the work has been extracted from it. The thesis will be utilized in future archival changes. When the moves are planned well, the result is a successful archive move.
KEYWORDS:
Archives, competitive procurement, moving, offers, premises, public procurement
Arkistotilahankkeen tavoite oli saattaa arkistot arkistotilamääräysten mukaisiksi. Salon
kaupunginarkiston tietopalvelu tulee olemaan hankkeen ja muuttojen jälkeen
kustannustehokkaampaa ja nopeampaa, kun aineistot sijaitsevat lähellä kaupungin keskustaa.
Arkistotilahankkeen historia juontaa juurensa kaupungin kuntaliitoksen alkuvuosiin 2008–2009. Kuntaliitos kosketti kymmentä entistä kuntaa ja neljää kuntayhtymää. Arkistoitujen ja muuttavien asiakirjojen määrä oli suuri: noin 2.5 hyllykilometriä. Salon kaupunginarkisto ja tietopalvelu on kaupungin organisaatiossa konsernipalveluissa keskitetyissä laki-, toimisto- ja hallintopalveluissa.
Opinnäytetyössä käytetty opinnäytetyyppi oli toiminnallinen opinnäytetyö, tuloksina esitetään miten arkistotilahanke, muuton tarjouskilpailu ja arkistomuutot onnistuivat. Opinnäytetyössä kerrotaan, miten muuton hankinta eteni ja miten muuttoyritys valittiin. Valitun muuttoyrityksen nimeä ei työssä julkaista.
Tulokset saatiin arkistotilahankkeen aikataulutetun valmistumisen jälkeen syksyllä 2020. Ne kirjattiin opinnäytetyöhön arkistotilahankkeen muuton ja loppuraportin valmistuttua.
Loppuraporttia ei julkaista opinnäytetyössä, vaan siitä on poimittu olennaiset tiedot työhön. Opinnäytetyötä hyödynnetään tulevissa kaupungin arkistonmuutoissa. Kun muutot suunnitellaan hyvin, on tuloksena onnistunut arkistonmuutto.
ASIASANAT:
arkistot, julkiset hankinnat, kilpailuttaminen, muutto, tarjoukset, tilat
The goal of the archive premises project was to organize the archives in accordance with the archive premises regulations. The archiving and information service of the Salo City Archives will be more cost-effective and faster after the project and relocating, because the materials are located close to the city center.
The history of the archive premises project dates back to the early years of the city's municipal association in 2008–2009. The Association of Municipalities affected ten former municipalities and four associations of municipalities. The number of archived and moved documents was large: about 2.5 shelf kilometers. The Salo city’s archives and information services are part of the city's organization in centralized legal, office and administrative services under the group services department.
The type of thesis was a functional thesis, the results of which show how successful the archive premises project, the relocation tender and the archive relocations were. The thesis describes how the acquisition of the move progressed and how the moving company was selected. The name of the selected relocation company will not be published in the work.
The results were obtained after the scheduled completion of the archive premises project in the fall of 2020. They were recorded in the thesis after the move of the archive premises project and the completion of the final report. The final report is not published in the thesis, but essential information for the work has been extracted from it. The thesis will be utilized in future archival changes. When the moves are planned well, the result is a successful archive move.
KEYWORDS:
Archives, competitive procurement, moving, offers, premises, public procurement