Asettautumisopas Suomen pääkonsulaatille New Yorkissa

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin Suomen New Yorkin pääkonsulaatin ja Suomen pysyvän YK-edustuston yhteisen hallintoyksikön pyynnöstä. Suomen pääkonsulaatti New Yorkissa vastaa kansalaispalveluiden tuottamisesta Yhdysvaltojen 37 osavaltion osalta. Suomen pysyvän edustuston rooli YK:ssa on edistää Suomen ulkopolitiikkaa. Molemmat edustustot ovat ulkoasianhallinnon suurimpia edustustoja maailmalla.

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia asettautumisopas New Yorkiin ulkomaankomennukselle saapuvalle henkilökunnalle. Opasta laadittiin kaksi eri versioita molemmille edustustoille, joiden henkilöstöhallinnosta yhteinen hallintoyksikkö vastaa. Tämä opinnäytetyö käsittelee pääkonsulaatille luodun asettautumisoppaan laatimisprosessia. Laaditun oppaan sisältävän luottamuksellisen tiedon vuoksi opas ei ole liitteenä tässä opinnäytetyössä. Oppaan sisällysluettelo on liitteenä.

Ennen uutta asettautumisopasta hallintoyksiköllä oli käytössä ns. Tervetuloa-opas, joka antoi käytännön tietoa maahan asettautumisesta. Opas päätettiin laatia sisällöltään loogisemmaksi sekä selkeämmäksi. Tavoitteena opasta laatiessa oli suunnitella se sellaiselle organisaatiolle, jonka henkilökunnan vaihtuvuus on tiheää, sekä laatia sellainen asettautumisopas, jota olisi helppo päivittää ja muokata.

Asettautumisoppaan tarkoituksena on helpottaa henkilökunnan asettautumista kohdemaahan auttaen heitä käytännön asioissa, sekä antaa tietoja työpaikan tavoista ja käytännöistä. Oppaan tarkoituksena ei ole perehdyttää uutta työntekijää itse työhön, sillä usein lähetetty työntekijä on asiantuntija osa-alueellaan.

Tärkeä osa uuden oppaan laatimisen kannalta oli myös kysellä uusien työntekijöiden mielipiteitä heille jaetusta vanhasta asettautumisoppaasta, sekä kuunnella heidän palautetta ja kommenttejaan uutta opasta varten. Hallintoyksikön toiveiden ja työntekijöiden palautteen avulla lopputuloksena saatiin laadittua sellainen opas, josta löytyy vastaukset kaikkiin sellaisiin kysymyksiin, joita uudelle työntekijälle tulee mieleen käytännön järjestelyiden kannalta uuteen maahan muutettaessa.

This bachelor’s thesis examines how to compile a functional employee handbook. The handbook was requested by the Consulate General of Finland in New York and the Permanent Mission of Finland to the United Nations in New York. These organizations are two of the biggest governmental representatives of Finland abroad. The main role of the Consulate General of Finland is to provide citizenship services for Finnish citizens in 37 states of the USA. The Permanent Mission of Finland to the UN represents Finland’s interests at the United Nations.

The aim of this thesis was ascertain what a good employee handbook should consist of. The two previously-mentioned organizations have a common administrative unit, which is responsible for human resources management and orientating new employees to their work environment. It was decided together with the administrative unit to produce two separate handbooks for these different organizations. This thesis focuses on the process of compiling a handbook for the Consulate General in New York.

The Consulate had a previous handbook, which was out-of-date and needed to have a more logical structure. The aim of the new handbook was to be comprehensive and coherent, so that new employee could find all the essential information easily and promptly.

The ideal structure for the book was determined by interviewing some of the employees at the organization. Their opinions were taken into consideration when developing the new handbook. In addition, the administrative unit defined what their needs for the new guide were and what was considered most important from their point of view as employer. It was also seen as essential to establish a handbook which could be easily kept up-to-date.

The process as a whole took approximately a year and the concrete result was a new employee handbook, which was created with the help of the administrative unit and employees of the organization.

From the given feedback, the employee handbook that was produced has been seen as both beneficial and usable for new employees who move to New York and take a position within either of these two organizations.