Toimintalähtöisen työaika-autonomisen työvuorosuunnittelun käyttöönotto : TYKS Salon Sairaalan Sisätautien yksikössä

Abstract

Kehittämisprojektin työelämälähtöiset tarpeet nousivat TYKS Salon Sairaalan Sisätautien yksikön työntekijöiden halusta kehittää itseään ja työyksikön toimintatapoja, työvuorosuunnittelun monimutkaisuudesta sekä työntekijöiden tarvelähtöisestä resurssoinnista. Projektin tarkoituksina oli saada työvuorosuunnittelu henkilöstölähtöisemmäksi, yksinkertaisemmaksi sekä tehokkaammaksi ja tavoitteina oli lisätä työntekijöiden vaikuttamismahdollisuuksia, edistää työssä jaksamista sekä työhyvinvointia.

Kehittämisen menetelmälliseksi viitekehykseksi valikoitui toimintatutkimus, jonka avulla rakennettiin runko koko projektiin. Toimintatutkimuksessa tuotetaan tietoa käytännön kehittämiseksi ja se pohjautuu sosiaaliseen toimintaan ja vuorovaikutukseen (Heikkinen 2007, 16). Tiedonhaun, kehittämisen ja arvioinnin menetelmiä tässä projektissa olivat kirjallisuuskatsaus, SWOT-analyysit, verkkokysely, avoimet keskustelut sekä projektipäällikön itsearviointi. Kehittämisprojektin lopullisena tuotoksena oli Sisätautien yksikön sujuva toimintalähtöinen työaika-autonomia, jossa jokainen työntekijä on sitoutunut pelisääntöihin ja näiden puitteissa suunnittelee oman työvuorolistansa huomioiden myös koko yksikön toiminnan näkökulman.

Verkkokyselyn vastausten, työaika-autonomian sujuvuuden ja työntekijöiden yleisen tyytyväisyyden perusteella voidaan päätellä, että kehittämisprojekti oli kaikin puolin onnistunut. Asetetut tavoitteet saavutettiin. Verkkokyselyn vastaajista 97 % (n=31) kertoi työaika-autonomian sujuneen hyvin ja positiivisia hyötyjä oli kokenut 89 % (n=24) vastaajista. Työvuorosuunnittelu selkiytyi ja tehostui, kun kaikki työvuorolistat olivat yhdistetty samaan listaan ja kaikilla työntekijöillä oli samanlaiset pelisäännöt, ohjeistukset ja aikataulut. Työvuorot pystyttiin tekemään todellisen tarpeen mukaan, oikea määrä työntekijöitä oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Kehittämisprojektin onnistumiseen vaikuttivat hyvin tehty projektisuunnitelma sekä projektipäällikön motivaatio ja halu kehittää työvuorosuunnittelua. Onnistumisessa oli erittäin suuressa roolissa myös yksikön kehitysmyönteinen ilmapiiri, työntekijöiden itseohjautuvuus, innostus ja se, että muutos oli toivottu ja odotettu.

Need for this development project arose from the TYKS Salo Hospital Internal Medical unit’s employees desire to develop themselves and evolve unit’s shift planning, from the complexity of the existing shift planning methods and the difficulties in demand-based work resourcing. The purpose of this project was to make shift planning more staff-orientated and to simplify it. The project aimed to increase employees’ sense of influence and job satisfaction and to optimize resources to meet the operational demand needs.

Action research was used as the research methodology for the thesis. It is an approach where new data is being produced to develop and improve pragmatic workplace dilemmas and it is based on social communication and interaction (Heikkinen 2007, 16). Development methods used in this project were literature review, SWOT-analysis, online query, open-discussions, and self-evaluation of the project manager. The outcome of the project was a fluent self-scheduling where all the employees are committed to the rules and regulations. And where the self-scheduling is done by considering the operational demands of the unit.

Based on the answers on the online query, the fluency of self-scheduling and the overall feeling of satisfaction amongst the employees, it can be concluded that the project was a success. All the goals were met. 97 % (n=31) of the respondents of the online query said that the self-scheduling had gone well, and positive effects had experienced 89 % (n=24) of the respondents. Shift planning had clarified and enhanced when all the rosters were combined to one and all the employees had the same rules, regulations, and timetables. Shift planning could be done so that the resources and the operational demand-based needs met. Success of the project was influenced by well-done project plan and project manager’s own motivation. Also, employees self-thriving, enthusiasm, and the fact that the self-scheduling had been hoped and waited for, all played a big role.