Turvatarkastusprosessin ohjeiden kehittäminen Eduskunnan kansliassa

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli Eduskunnan kanslian turvallisuusosaston toiminnan kehittäminen turvatarkastusprosessin ohjeiden kehittämisen kautta. Aihe valikoitui kirjoittajan virkatyössään havaitseman tarpeen perusteella. Kehitystyötä ohjaavina taustateorioina esitellään Knowledge management sekä Ekspansiivisen oppimisen sykli. Lisäksi tarkastellaan laadunhallintajärjestelmän ja prosessimaisen ajattelun soveltamista turvatarkastustoiminnan tukena. Opinnäytetyön kantavana teemana on organisaatiossa olevan hiljaisen tiedon siirtäminen näkyväksi sekä henkilöstön osallistaminen kehittämistyöhön. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua sekä osallistuvaa havainnointia. Opinnäytetyön tuloksena syntyi selkeä kuva niistä ohjeista, joita turvatarkastustoiminnan kehittämiseksi on tarpeen laatia. Varsinaiset ohjeet ovat Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla salassa pidettäviä, ja niitä käsitellään tästä syystä opinnäytetyössä ainoastaan pääotsikoiden tasolla. Opinnäytetyölle asetettu tavoite saavutettiin. Turvatarkastustyön ohjeiden kehittämistyö käynnistyi konkreettisesti, ja tärkeimmiksi koettuja teemoja käsittelevien ohjeiden ensimmäinen versio otettiin käyttöön. Yhteenvetona todetaan, että turvatarkastusprosessin, ja turvatoimien kokonaisuuden ohjeistamista ajatellaan päättymättömänä syklinä, joka käytännössä tarkoittaa, että tarvittaessa ohjeita kehitetään vastaamaan paremmin tarpeeseen, ja vastaavasti poikkeamien ilmetessä toimintatapoja tarkennetaan vastaamaan ohjeita.

The objective of this functional thesis was the development of the procedures of the security department of the Office of the Parliament of Finland via the development of the guidelines regarding the security screening process. The topic was chosen based on needs as observed by the author during his work. Knowledge management and The Cycle of expansive learning are presented as theories that guide the development process. Furthermore, quality management systems and the implementation of the idea of thinking certain procedures as processes was taken into consideration. The connecting theme of the thesis was the transfer of Tacit knowledge into Explicit knowledge, and the inclusion of personnel into the development of their work. The method of gathering information were semi-structured theme interviews and participative observation. As a result of the thesis, a clear image of the guidelines that need to be written up was formed. The actual guidelines are secret based on the Act on the Openness of Government Activities and are therefore discussed in this thesis only on a level of headlines. The goal set for the thesis was achieved. The development of the guidelines regarding the security screening work began, and the first versions of the guidelines deemed most important were implemented into daily work. As is transpired in the summary, the instructing and guiding of the security screening process and the security measures as a whole, are thought of as an endless cycle. This means that as need rises, the guidelines are developed to match the operating procedures and correspondingly if aberration arises the operating procedures are guided to match the guidelines.