Sähköisen huoltokirjan päivittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tilaajana toimii Porin kaupunki. Työn tavoitteena oli päivittää sähköinen huoltokirja Granlund Manager-ohjelmistoon Porin kaupungin tilayksikölle Tuorsniemen koululle. Opinnäytetyön teoriaosuudessa perehdytään lainsäädännön ja kirjallisuuslähteiden kautta huoltokirjan rakenteeseen ja huoltokirjaan liittyviin asetuksiin. Sähköisessä huoltokirjassa on tällä hetkellä 196 Porin kaupungin kiinteistöä ja määrä tulee lisääntymään tulevaisuudessa. Siitä syystä opinnäytetyö rajattiin yhteen kiinteistöön, koska kaikkien kiinteistötietojen keräämiseen ja huoltosuunnitelmien luontiin olisi kulunut valtava määrä aikaa.

Opinnäytetyön pilottikohteena toimivaan Tuorsniemen kouluun on keväällä 2021 tehty kartoitus talotekniikan laitteista ja koneista. Näiden tietojen pohjalta on luotu huoltosuunnitelma Granlund Manager-järjestelmää varten. Kiinteistöstä on myös kerätty asiakirjoja ja dokumentteja, joita on ollut niin sähköisessä muodossa eri järjestelmissä Porin kaupungilla kuin myös paperiversioina arkistoituna. Näitä tietoja on myös syötetty huoltokirjajärjestelmään, jolloin kaikki kiinteistöstä olemassa olevat tiedot löytyisivät samasta paikasta.

Opinnäytetyössä käydään myös läpi olemassa olevien järjestelmien ongelmia ja syitä siihen miksi on ajankohtaista siirtyä modernimpaan järjestelmään. Työn lopussa käydään vaiheittain läpi Granlund Manager-järjestelmän käyttöä ja sen hyödyntämistä kiinteistönpidossa.

Johtopäätöksenä sähköisen huoltokirjajärjestelmän päivittämisestä voidaan todeta, että se on suuritöinen prosessi Porin kokoiselle kaupungille, jolla kiinteistömassa on valtava. Tällä hetkellä huoltokirjajärjestelmä on saatu osittain käyttöön Porin kaupungille ja pilottikohteen osalta järjestelmä on testattu onnistuneesti. Porin kaupunki tulee hyötymään jatkossa järjestelmän helppokäyttöisyyden ansiosta.

The client of this thesis is the city of Pori. The aim of the work was to update the electronic service book to the Granlund Manager -system for the Pori city real estate unit. Object of this thesis is made for the Tuorsniemi school.

The theoretical part of the thesis introduces the structure of the service book and the regulations related to the service book through legislation and literature sources. There are currently 196 properties in the electronic service book and the number will increase in the future. Therefore, the dissertation is limited to one property. Gathering all real estate data and drawing up maintenance plans would have taken a huge amount of time.

In the spring of 2021, a research pilot for building technology equipment and machines was conducted at Tuorsniemi School. Based on this information, a maintenance plan has been created for the Granlund Manager system. Documents have collected from various systems in the City of Pori. Part documents was in paper versions part have been in electronic form. All this information is also entered into the service book system so that all existing information about the property can be found in the same place.

The thesis also examines the problems of existing systems and the reasons why it is time to move to a more modern system. At the end of the work, the use of the Granlund Manager system and its utilization in property management will be reviewed in stages.

In conclusion, the modernization of the electronic service book system can be said to be a large-scale process. Currently the service book system has been partially implemented for the city of Pori. The system has been successfully tested at the pilot site.