Sähköinen Arkistointi

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli tutkia yritysten arkistointiin liittyviä ratkaisuja, erityisesti sähköistä arkistointia. Lisäksi tavoitteena oli selvittää arkistoinnin hyötyjä, mahdollisia ongelmia, sekä vaikutuksia yrityksen toimintaan. Tutkimuksessa selvitettiin, mitä sähköisen arkistointiin siirtyminen vaatii yritykseltä ja kuinka se tapahtuu käytännössä.

Tutkielman teoreettisessa osuudessa käsiteltiin arkistointia yleisesti; miksi yritykset arkistoi tietoa, sekä millaisia vaatimuksia eri lait ja määräykset asettavat yrityksille arkistoinnin suhteen. Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin myös perinteisen paperisen arkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin eroja, sekä kuinka yritys siirtyy paperisesta arkistoinnista sähköiseen arkistointiin.

Empiirisessä osiossa sovellettiin tutkimuksen teoreettisia malleja kohdeyrityksen sähköiseen arkistointiin siirtymisen kehitysprojektin perusteina. Näiden mallien perusteella tehtiin nykytilan analyysi, asetettiin projektille tavoitteet, sekä etsittiin kohdetyrityksen vaatimusten ja tavoitteiden perusteella markkinoilta kohdeyrityksen tarpeisiin parhaiten sopiva sähköisen arkistoinnin ratkaisu.

Sähköisen arkistoinnin valinta ehdotelma perustui yrityksen nykytilan analyysiin, tavoitteisiin sekä markkinoiden tarjonnan vertailuun. Tutkimuksen tuloksena sähköisen arkistoinnin valintaehdotukseksi muodostui ehdotus valita kohdeyritykselle M-Filesin toimittama sähköisen arkistoinnin ohjelma.

The purpose of this thesis was to explore the corporate archiving solutions, in particular electronic archiving. In addition, other objectives were to examine the benefits of archiving, possible problems and the impact that archiving can have for the company’s activities. The research examined what the transition to electronic archiving requires from companies and how it happens in practice.

The topics discussed in the theoretical part of the thesis include archiving in general, why companies archive information and the demands of the laws and regulations imposed on companies in terms of archiving. The theoretical part also deals with the differences of traditional paper archiving and electronic archiving, as well as how a company can move from a paper to electronic archiving.

In the empirical part of the thesis, the theoretical models were applied to function as the basis for the target company’s developmental project for transition to electronic archiving. These models were also the basis for the current state analysis of the target company’s archiving, setting objectives for the project, as well as looking at the market to find the best solution for the target company’s electronic archiving.

The proposal was based on the preliminary exploration of the target company’s current situation, objectives and the comparison of the market and its solutions. As a result of this study, a decision was made to propose to the target company as their electronic archiving solution, solution provided by company called M-Files.