Asiantuntijapalveluiden hankinta nyt ja tulevaisuudessa : case: Puolustusvoimien hävittäjäkaluston asiantuntijapalvelut

Abstract

Monimutkaistuva tekniikka ja teknologia sekä nopeutuvat kehityssyklit haastavat Puolustusvoimat ja sen käyttämät hankintamallit, kun työmäärät kasvavat, mutta käytettävissä olevat resurssit eivät. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaisilla toimintatavoilla ja menetelmillä Puolustusvoimat hankkii asiantuntijapalveluita, joita se tarvitsee F/A-18 Hornet hävittäjäkaluston ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Lisäksi oli tarkoitus tunnistaa kuinka tehokasta asiantuntijapalveluiden hankita ja hyödyntäminen on. Tutkimuksen perusteella oli tavoitteena tunnistaa mahdollisia kehityskohteita, joita voitaisiin kehittää 2020-luvulla siirryttäessä tulevaan, Hornetin korvaavaan, HX-kalustoon. Tutkimus rajattiin koskemaan vain asiantuntijapalveluita, vaikka ne usein ovatkin voimakkaasti kytköksissä laitteiden ja järjestelmien huoltopalveluihin. Tutkimuksessa havaittujen kehityskohteiden perusteella oli tavoitteena luoda ja kuvata uudenlainen toimintamalli, joilla voidaan tehostaa palvelujen hankinta- ja hallinta prosesseja.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jonka tietotaustan pohjan loi selvitys palvelujenhankintaan ja -johtamiseen liittyvästä teoriatiedosta ja kirjallisuudesta sekä Puolustusvoimien ohjeista ja muista ohjaavista laeista ja määräyksistä. Tutkimuksessa suoritettiin puolistrukturoitu teemahaastattelu joukolle Puolustusvoimien asiantuntijoita, jotka toimivat hävittäjäkaluston tarvitsemia palveluita hankkivassa organisaatiossa. Haastatteluilla kerätty aineisto analysoitiin teorialähtöisellä sisältöanalyysillä.

Tutkimus nosti esiin nykyisestä toimintamallista haasteita ja kehityskohteita, jotka kirjallisuus ja teoria osassa käytetyn aineiston mukaan ovat tyypillisiä perinteisille hankintamalleille. Esimerkiksi laatutekijöiden määrittäminen mitattavaan ja seurattavaan muotoon asiantuntijapalveluille koettiin erääksi haasteeksi palvelujenhankinnassa. Työn aikana osoittautui mahdottomaksi luoda ehdotus koko palvelujen hankinnan toimintamallista, koska kaupallinen- ja tekninen vastuu jakaantuvat Puolustusvoimissa eri organisaatioille. Kuitenkin havaittujen haasteiden ja kehittämiskohteiden pohjalta luotiin ehdotus toimintamallista palvelunkuvauksen sisällön luonnin- ja hallinnan tehostamiseksi hyödyntäen ketterämpiä ja modernimpia hankintamalleja. Näitä ketterämpiä ja modernimpia malleja on hyödynnetty esimerkiksi rakennusteollisuudessa ja niistä eräs esimerkki on allianssimalli.

The emerging technology and more complex systems together with faster development cycles are challenging the models and means of acquisition of public services. These factors are also challenging acquisition of the needed expert ser-vices to sustain and develop its existing F/A-18 Hornet fighter aircraft fleet and the future HX fleet in the Finnish Defence Forces at present and in the future. The changes in the operational environment are increasing the work needed for these activities, but at the same time the resources of the Finnish Defence Forces are not expanding which leads to the need for developing the processes and the models of acquisition of these services. The purpose of this study was to find out how effectively the expert services are acquired and used at present by investigating the existing acquisition model and its processes. Based on the study the aim was to find items for improvement as well as streamlining the processes. After recognizing the development targets, the aim was to give and describe development suggestions and recommendations for developing future operation models and processes into the era when the new HX-fleet is introduced to oper-ational use. The study was conducted as a qualitative case study. The study included a literature research which formed the theoretical framework for the interviews and analysis. The interviews were conducted as semi-structured interviews and the collected material was analysed by theory-based content analysis.

The research revealed challenges similar to the traditional acquisition models used in public procurement. As an example of the found challenges, the difficulties to form measurable and monitorable quality attributes for expert services makes the leading of acquired services challenging and less cost effective. However, during the study it was observed to be impossible to create a proposal for the whole acquisition model of expert services due to technical and commercial activities being divided between two different organisations. This study considered only the organisation responsible for the technical definition of services. Therefore, based on the research findings, the study includes mainly recommendations and suggestions for developing activities regarding defining details of the service activities and managing service after contract signing. The recommendations and suggestions utilise more agile and more modern acquisition models such as project-alliancing which emphasizes the co-operational relationship between the customer and the service provider.