Organisation, fakturabehandling och intern säkerhet : Fallstudie i ekonomisystem

Abstract

Organisationer och deras indelning blir alltmer komplex vartefter de växer sig större. Strukturering och indelning av en organisation bör utvecklas enligt ett system som både är lätthanterligt och överskådligt. För detta ändamål finns kvalitetsledningssystem att tillgå alltefter en organisation utvecklas. Ledningssystemet i sig behöver beakta flertalet funktioner inom en organisation och vara förenligt med dessa. Ledningssystemet bör även utformas enligt gällande lagar och övriga föreskrifter som påverkar dess utformning.

Detta examensarbete kommer att undersöka målföretaget Yrkeshögskolan Novia och hur dess organisation utformats enligt sitt kvalitetsledningssystem.

Arbetet lyfter även fram övriga viktiga delar som bör beaktas, bland annat intern kontroll och ekonomistyrning, vilka även undersökningen visar att existerar som styrmedel inom organisationen.

Syftet var att koppla detta till det fakturahanteringssystem som används inom Novia, samt att undersöka utvecklingsmöjligheterna.

Som referensram används tidigare forskning och anvisningar. Fallstudiens resultat infogas till denna.

Resultatet visar att fakturahanteringsprogrammet sannolikt utvecklats i enighet med de samma teorier som utgör referensram, och att flertalet utvecklingsmöjligheter existerar.

Organisaatiot ja niiden alajako muuttuvat yhä monimutkaisemiksi mitä suuremmiksi ne kasvavat. Organisaation jäsentämistä ja alajakoa olisi kehitettävä sellaisen järjestelmän mukaisesti, joka on sekä helposti hallittavissa että ennakoitavissa. Tätä varten laadunhallintajärjestelmät ovat käytettävissä organisaation kehittyessä. Järjestelmän on myös otettava huomioon suurin osa organisaation toiminnoista ja oltava yhteensopiva niiden kanssa. Järjestelmä olisi suunniteltava myös sovellettavien lakien ja muiden sen suunnitteluun vaikuttavien määräysten mukaisesti.

Tässä opinnäytetyössä yritystä Yrkeshögskolan Noviaa tutkitaan, ja miten sen organisaatio suunnitellaan laadunhallintajärjestelmän mukaisesti.

Opinnäytetyössä tuodaan esiin myös muut tärkeät kohteet, jotka tulisi ottaa huomioon laadunjärjestelmän suunnitellussa, mukaan lukien sisäinen valvonta ja varainhoito. Opinnäytetyö osoittaa myös, että näitäkin on olemassa valvontakeinoina organisaation sisällä.

Tarkoituksena on yhdistää Novian laadunhallintajärjestelmän ohjeet Novian käytössä olevaan laskujenhallintajärjestelmään sekä tarkastella kehitysmahdollisuuksia.

Viitekehyksenä käytetään aiempaa tutkimusta ja ohjeita. Opinnäytetyön tuloksia verrataan näihin.

Tulos osoittaa, että laskujenhallintaohjelma on todennäköisesti kehitetty ottaen huomioon samat teoreettiset viitekehykset, ja että kehitysmahdollisuuksia on olemassa.

Organizations and their subdivision are increasingly complex wherever they grow larger. Structuring and subdivision of an organization should be developed according to a system that is both easily manageable and foreseeable. To this end, quality management systems are available as an organization develops. The management system itself needs to consider all of the functions within an organization and be consistent with these. The management system should also be designed according to applicable laws and other regulations affecting its design.

This thesis will examine the target company Yrkeshögskolan Novia and how its organization is designed according to its quality management system.

The thesis also highlights other important elements that should be considered, including internal control and financial management, which is also found as a means of control within the organization of Novia.

The aim was to link all the above to the invoice management system used today within Novia, as well as to examine development opportunities.

As a frame of reference, previous research and instructions are used. The case study results are compared with them.

The result shows that the invoice management program likely evolved in agreement with the same theories that make up the frame of reference, and that development possibilities exist.