Developing orientation in the invoicing department and producing a work instruction manual : Case: Shared Service Centre

Abstract

The first objective of this thesis was to research the orientation of new employees in the commissioning organization Shared Service Centre and to provide improvement suggestions for the process based on the findings. The second objective was to produce a comprehensive work instruction manual for the flow-through invoicing team of Kesko Food. A request for making a work instruction manual came from the team leader of the corresponding team as there was no coherent instruction manual available.

Orientation is the process of familiarizing a new employee with the work-place, his/her tasks and policies of the organization. The main objective of orientation is to ensure that the new employee adapts to the work environment and is able to work independently according to the company´s standards. Increasing job satisfaction and ensuring work safety are other important objectives of orientation programs.

The theory of orientation was studied as a background for the research. In addition, selected employees were interviewed and a personnel survey was conducted for the employees of invoicing department. As a result, a work instruction manual and orientation checklists for the use of the commissioning organization were produced. Additional recommendations on how to develop orientation in the future were formulated based on the research.

Tämän työn ensimmäinen tavoite oli tutkia uusien työntekijöiden perehdytystä toimeksiantajayrityksessä K-talouspalvelukeskuksessa ja muodostaa tutkimuksen tulosten perusteella kehitysehdotuksia nykyiseen perehdytysprosessiin. Työn toinen tavoite oli tuottaa kattava työohje Ruokakeskon tehdaslaskutukseen. Ehdotus työohjeen tekemiseen tuli tehdaslaskutustiimin esimieheltä, koska työohjetta ei ole ollut.

Perehdytys tarkoittaa uuden työntekijän tutustuttamista työpaikkaan, hänen työtehtäviinsä ja yrityksen menettelytapoihin. Perehdytyksen pääasiallinen tarkoitus on varmistaa uuden työntekijän sopeutuminen työympäristöön ja kyky itsenäiseen, yrityksen standardien mukaiseen työskentelyyn. Työtyytyväisyyden lisääminen ja työturvallisuuden varmistaminen ovat perehdytysohjelmien muita tärkeitä tavoitteita.

Tutkimuksen perustana oli perehdytyksen teoria. Lisäksi haastateltiin valittuja työntekijöitä ja tehtiin henkilöstökysely laskutusosaston työntekijöille. Tutkimuksen tuloksena syntyi työohje ja perehdytyksen tarkistuslista toimeksiantajalle. Tutkimuksen perusteella muodostui myös muita kehitysehdotuksia, joiden avulla perehdytysprosessia voi parantaa tulevaisuudessa.