Ulkoistetun palkkahallinnon riskit ja hyödyt

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli tutkia palkkahallinnon ulkoistamiseen liittyviä riskejä ja hyötyjä sekä yrityksen ulkoistamispäätökseen vaikuttavia tekijöitä. Yritysten toimintojen ulkoistaminen on kasvava ilmiö maailmalla ja yhä useammat organisaatiot haluavat keskittyä toiminnassaan omaan osaamiseen sekä sen kehittämiseen. Onnistunut ja hyvin suunniteltu ulkoistamisprosessi mahdollistaa tämän vapauttamalla yrityksen resursseja sellaiseen toimintaan, joka tuottaa sille suuremman hyödyn. Tässä työssä ulkoistamista ja siihen liittyviä tekijöitä tarkasteltiin erityisesti palkkahallinnon näkökulmasta.

Tutkimuksen tarkoituksena oli luoda kattava ja monipuolinen selvitys ulkoistamisen riskeistä ja mahdollisuuksista yrityksille, jotka suunnittelevat tai harkitsevat jonkin toimialansa ulkoistamista ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Tutkimusta ei ole toteutettu palvelemaan yhtä tiettyä toimeksiantajaa, vaan se soveltuu käytettäväksi kaikille aiheesta kiinnostuneille organisaatioille.

Opinnäytetyö on suoritettu laadullisena aineistolähtöisenä tutkimuksena, jossa tutkimuksen pääpaino on aineistossa. Teoreettinen viitekehys koostuu palkkahallintoon ja ulkoistamiseen liittyvästä kirjallisuudesta sekä erilaisista ajankohtaisista verkkolähteistä. Aineistonkeruu on suunniteltu huolellisesti ja lähteinä on pyritty käyttämään vain sellaisia julkaisuja, jotka ovat tutkimuksen kannalta tärkeitä ja hyödyllisiä.

Tutkimus osoitti, että palkkahallinnon onnistuneella ulkoistamisella yritys voi tuottaa itselleen merkittäviä etuja, kuten esimerkiksi kustannustehokkuutta, työn laadun- ja ulkoisen mielikuvan parantamista sekä oman osaamisen kartuttamista. Suurimmiksi riskeiksi ulkoistamisessa muodostui puolestaan liiallinen riippuvuus palveluntarjoajista, huolimaton yhteistyösopimuksen laatiminen, transaktiokustannukset, henkilöstön sisäinen vastarinta sekä erilaiset viestintään liittyvät ongelmat. Myös ulkoistetun toiminnon laadun tarkkailuun ja toteutukseen liittyvät haasteet koettiin merkittäviksi riskitekijöiksi.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että palkkahallinnon ulkoistamisessa prosessin huolellinen suunnittelu, selkeä tavoitteiden asettaminen sekä oikeanlaisen palveluntarjoajan löytäminen ovat avainasemassa. Yrityksen on harkittava ulkoistamispäätöstään tarkasti ja punnittava sen toiminnasta saatuja hyötyjä sekä riskejä. Myös sopimusehtojen huolellista laatimista ulkoistavan yrityksen ja toimittajan välillä korostettiin, jotta palveluntarjoaja kykenee sopeutumaan yrityksen muuttuviin tarpeisiin ja tilanteisiin. Mikäli näitä edellä mainittuja tekijöitä ei oteta huomioon, voi ulkoistamisesta koitua yritykselle merkittäviä haittoja.

The object of this thesis was to study the risks and benefits of outsourcing payroll administration and the factors influencing the outsourcing decision of a company. Outsourcing of corporate operations is a growing phenomenon in the world, and more and more organizations wish to focus primarily on their own expertise and development. A successful and well-organized outsourcing process can make this possible by freeing up a company’s resources for activities that add greater value to it. In this study, outsourcing and related factors are looked into especially from the payroll administration’s viewpoint.

The main idea of the project was to create a comprehensive and versatile summary of the risks and opportunities of outsourcing for companies that are planning or considering outsourcing one of their industries to an external service provider. This research was not conducted to serve only one specific company, but it is suitable for use by all organizations considering outsourcing one of their functions to an external service provider.

The thesis is done as a qualitative material-based research, where the main emphasis is on the material. Theoretical framework consists of literature related to payroll administration and outsourcing, as well as various current online sources. The data collection is carefully planned, and only relevant publications were used as sources.

The results show that by successfully outsourcing payroll management, a company can bring significant benefits to itself, such as cost efficiency, improved work quality and external image and increase their own expertise. The main risks in outsourcing include excessive dependence on service providers, careless drafting of a cooperation agreement, transaction costs, internal staff resistance and various communication problems. Challenges related to monitoring and implementing the quality of the outsourced function were also perceived as a significant element of risk.

In conclusion, key factors of outsourcing payroll administration come down to careful planning of the process, clear goal setting and finding the right service provider. The company must carefully consider its outsourcing decision and weigh the benefits and risks of its operations. Careful drafting of contract terms between the outsourcing company and the supplier is also emphasized, so the service provider is able to adapt to the changing needs of the company. If these factors are not taken into account, outsourcing can have significant disadvantages for the company.