Tiedolla johtamisen kehittäminen Ammattiopisto Spesiassa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Ammattiopisto Spesian tiedolla johtamista ja raportointijärjestelmiä tukemaan oppilaitoksen johdon ja esimiesten arjen päätöksentekoa. Opinnäytetyössä tutkittiin, miten oppilas- ja taloushallinnon järjestelmistä saatavia tietoja voisi hyödyntää tiedolla johtamisen raportoinnissa ja koulutuksen rahoituksen ennakointilaskelmissa. Työ toteutettiin kvalitatiivisena toiminta- ja designtutkimuksena. Tutkimuksessa käytettiin tiedonkeruumenetelmänä johdon, esimiesten sekä yksittäisten henkilöiden avoimia haastatteluja, jotka toteutettiin useissa pienissä työpajoissa ja palavereissa.

Opinnäytetyössä suunniteltiin ja toteutettiin Tiedolla johtamisen malli ja Power Bi -raportointijärjestelmä Ammattiopisto Spesian rahoituksen määräytymisen laskentaan ja ennakointiin sekä koulutuksen järjestämisen kannattavuuden laskentaan. Opinnäytetyössä kuvataan, miten ja mistä raporteissa olevia tietoja on kerätty ja millaisia tietoja opiskelijahallintojärjestelmästä ja KOSKI-palvelusta on tarvittu rahoituksen laskelmissa. Opinnäytetyössä kehitettiin myös tiedolla johtamisen malli ja aikataulu siihen, miten ja missä tilanteissa oppilaitoksen johto ja esimiehet seuraavat yhdenmukaisesti raportteja ja mitä toimenpiteitä seurantaan liittyy. Työssä kuvataan myös rahoituksen muodostumisen monimuotoisuutta ja laskentakaavoja sekä ennakointiin liittyviä aikatauluhaasteita.

Opinnäytetyössä ja kehittämistehtävissä päästiin tavoitteisiin, sillä Power Bi -raporttien avulla johto ja esimiehet pystyvät nyt seuraamaan reaaliaikaisesti koulutuksen kannattavuutta sekä tulevaan koulutuksen rahoitukseen vaikuttavien opiskelijavuosien ja suoritusten kertymiä suhteessa annettuihin tavoitteisiin. Raporttien avulla oppilaitos voi tehdä myös laskelmia tarvittavien muutosten kuten esim. uuden koulutuksen tai toimipisteen käynnistämistä varten. Power Bi -raportteja tulisi kehittää tulvaisuudessa vielä enemmän siihen suuntaan, että niiden avulla voisi suunnitella tulevan rahoituksen suuntaamista niille kohteille, jotka tarvitsevat tukea annettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi kannattavampaan suuntaan.

The aim of the thesis was to develop knowledge management and reporting systems for the Spesia Vocational College to support daily decision-making. The thesis studied how the data gathered from different sources could be utilized in knowledge management reporting and in calculations related to funding. The work was carried out as a qualitative action and design study. It used open-ended interviews with management, supervisors and individuals as the data collection method.

In the thesis, Tieto's management model and Power Bi reporting system were designed and implemented as tools for different areas in the institutions decision making, and for evaluating future funding and profitability. The thesis also describes the data used for the reports and funding calculations in detail, and how these reports should be used and monitored by the institution’s management. It also shows how different funding calculations are constructed, as well as few problems related to them.

The thesis and development assignments achieved their goals, as Power Bi reports now enable Spesia to monitor the profitability, the accumulation of student years and performance, which all affect future education funding. With these reports, the institution can also make calculations for the necessary changes. In the future, these reports should be further developed in the direction where support is directed towards projects highlighted by the reports.