Organisaatioiden välinen tiedonsiirto tilaus-toimitusketjussa ilmailualan yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli GA Telesis Engine Services Oy:n hankinnan rutiinien automatisointi. Tarkoituksena oli koostaa selvitys edellytyksistä rakentaa yhteyksiä organisaatioiden väliseen tiedonsiirtoon (Electronic Data Interchange, EDI) tärkeimpien toimittajien välille ja näin ollen pyrkiä vähentämään manuaalisen työn määrää. Luottamuksellinen aineisto on rajattu opinnäytetyön raportoinnin ulkopuolelle.

Kohdeyrityksessä oli ollut aikeita EDI:n käyttöönottoon, joten työssä oli ensiarvoisen tärkeää tunnistaa yrityksen tärkeimpiä toimittajia sekä kartoittaa nykytilaa EDI-valmiuksiin kyseisillä yrityksillä.

Toiminnanohjausjärjestelmästä tuotu tieto toimittajista analysoitiin Excelissä ja aineisto EDI-ratkaisuista kerättiin sähköpostihaastatteluilla, joiden pohjalta tulokset koottiin taulukkomuotoon. Tuloksista käy ilmi, millä yrityksillä on käytössä laajalti ilmailualalla käytetty standardi tai mahdollisesti muita vaihtoehtoisia EDI-ratkaisuja, yhteyshenkilöt sekä edellytykset EDI-yhteyden luomiseen yritysten järjestelmien välillä.

EDI-yhteyksien rakentaminen vaatii yrityksessä mittavia resursseja ajallisesti, joten tämän opinnäytetyön aikana sitä ei ehditty suorittamaan. Kerätty materiaali kuitenkin antaa viitteitä siitä, millaiseen ratkaisuun valinnassa on syytä keskittyä, ja tällä tavoin se toimii EDI-integraation pohjana.

Käyttöönoton jälkeen valittu EDI-ratkaisu tulee yksinkertaistamaan prosessia ostotapahtuman molemmille osapuolille, joten se tarjoaa työhön nopeutta, tarkkuutta sekä säästöä hankintakustannuksissa. Haastatteluissa nousi esiin myös vaihtoehtoisia tapoja ostotoiminnan yksinkertaistamiseen ilmailualan toimijoiden välillä. Usean toimittajan kohdalla mahdollisuuksia EDI-yhteyteen ei vielä ollut, mutta pohdinta yrityksien sisällä oli vireillä. Näin ollen yhteyksien laajentaminen yhä useampiin yrityksiin vaikuttaa mahdolliselta lähitulevaisuudessa.

The purpose of this thesis was to help automatise the procurement processes at GA Telesis Engine Services Oy. This thesis is focused on electronic data interchange (EDI) in reducing manual work in procurement. Any confidential material was removed from the public thesis.

The objective was to gather information about the state of electronic data interchange at different suppliers. Email interviews were conducted to determine whether vendors have implemented EDI in their company, which solutions and standards are in use and what their requirements would be to build a connection.

One of the key points was to recognise important suppliers in order to know which ones to prioritise. This was carried out by exporting data from the company enterprise resource planning system to then analyse it in Excel. Suppliers were contacted one by one, and the results were gathered into a table.

The EDI integration is a lengthy process that was not finished during the writing of this thesis. However, the data helped identify the most beneficial solutions. The EDI solutions based on this data will greatly improve the speed and accuracy of many day-to-day operations in procurement by reducing the amount of manual work. The results indicate that there is a possibility of expanding the amount of EDI connections in the future, as many suppliers did not have EDI capabilities yet, but they had plans for the future. Other solutions and platforms were also discussed with suppliers in addition to EDI.