Taloushallinnon prosessien kehittäminen : case Turku Energian matka- ja kululaskuprosessin automatisointi

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon prosesseja, niiden kehittämistä ja kehitysprojektin vaiheita. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona turkulaiselle energia-alan yhtiölle Oy Turku Energia – Åbo Energi Ab:lle. Työn tavoitteena oli kuvata toimeksiantoyrityksen tietyn taloushallinnon prosessin, matka- ja kululaskuprosessin, automatisointiprojektia. Taloushallinnon prosessien kehittämisessä keskitytään digitaaliseen taloushallintoon, ja sen tuomiin vaikutuksiin taloushallinnossa. Kehitysprojektin vaiheet kuvataan suunnitteluvaiheesta toteutusvaiheeseen. Opinnäytetyön lähdemateriaalina käytettiin alan kirjallisuutta, artikkeleita ja Internet-lähteitä. Matka- ja kululaskuprosessin automatisointiprojektin alkuvaiheen materiaali kerättiin teemahaastattelulla, sillä opinnäytetyön tekijä ei ollut projektissa alusta asti mukana. Aktiivisella osallistuvalla havainnoinnilla eli projektiin osallistumisella kerättiin muu aineisto. Projekti kuvataan suunnitteluvaiheeseen asti, koska projekti ei ollut edennyt pidemmälle opinnäytetyötä tehdessä. Kyseinen prosessi automatisoidaan M2 matka- ja kulunhallintajärjestelmällä. Työssä käsitellään lisäksi projektin tulevia vaiheita ja aikataulua. Projektin kuvauksella saatiin selville, että esimerkiksi projektipäällikön nimeämisellä tehostettaisiin projektin kulkua. Tutkimustulokset osoittivat, että toimeksiantajan tulisi ennakoida mahdollista muutosvastarintaa projektin edetessä.

This thesis handles financial management processes, developing them and the phases in the developing project. This thesis was made as an assignment to the energy company Oy Turku Energia – Åbo Energi Ab. The purpose of this thesis was to describe the automation project of travelling expenses invoicing process in the case company. In developing financial management processes, the focus is on digital financial management and its influences. The phases in the developing project are described from the planning phase to the realization phase. Literature, articles and the Internet were used as the sources for the theoretical part of this thesis. The material of early stage of the project of automation travelling expenses invoicing process was collected through theme interview, because the author of this thesis was not involved in the beginning of the project. The rest of the material of the project was collected through an active participative observation. The project is described until the phase of planning, since the project had not proceeded further while making this thesis. The process will be automated with M2 travel and expense management. The empirical part also handles the next phases of the project and the schedule. Based on the results of this thesis naming the line manager would accelerate the course of the project. The research results revealed that the case company should anticipate possible opposition in the change.