Taloushallinnon aineiston arkistoinnin kehitys ja arkistoinnin dokumentaatio

Abstract

Kirjanpitolain vuoden 2016 uudistuksen myötä kirjanpitoaineisto voidaan kokonaisuudessaan arkistoida sähköisenä ja myös ulkoistus ja pilvipalveluiden käyttö ovat yleistyneet. Tämän seurauksena useilla yrityksillä arkistointi on hajautettuna paperisena sekä sähköisenä ja useisiin eri järjestelmiin. Opinnäytetyössä perehdyttiin yrityksen taloushallinnon aineiston arkistointiin sekä arkistointia ja sen dokumentaatiota koskevaan lainsäädäntöön. Näiden pohjalta koottiin toimeksiantajalle, Tampereen Särkänniemi Oy:lle, taloushallinnon arkistoinnin dokumentaatio. Lisäksi dokumentaation muodostamisen tueksi haastateltiin kolmea alan asiantuntijaa yrityksen arkistointiin ja arkistoinnin dokumentointiin sekä niiden haasteisiin ja trendeihin liittyen.

Opinnäytetyön tavoite oli kehittää toimeksiantajan taloushallinnon arkistoinnin dokumentaatiota kokoamalla yhteen tiedot esimerkiksi, mistä eri prosesseista arkistointiaineistoa taloushallinnossa muodostuu ja mitä eri lainsäädäntöjä arkistoinnissa ja sen dokumentaatiossa tulee ottaa huomioon. Lisäksi työssä käsiteltiin muun muassa asiakirjahallinnan käsitteitä yleisellä tasolla sekä taloushallinnon ja arkistoinnin kehitystä, trendejä ja järjestelmäratkaisuja. Työn teoriaosion tarkoituksena oli muodostaa selkeä kuva, millaisia tietovirtoja taloushallinnossa liikkuu ja miten niitä hallinnoidaan ja säilytetään.

Toimeksiantajalla oli jo laadittuna lain vaatima dokumentaatio tilinpäätöksen yhteydessä ja opinnäytetyön tarkoitus oli koota yksityiskohtaisempi luettelo Särkänniemen taloushallinnon henkilöstön sisäiseksi työvälineeksi. Dokumentaatioon sisällytettiin muun muassa arkistointiaineiston säilytysajat, -paikat, vastuuhenkilöt ja pääsyoikeudet.

Työn tuloksena muodostui dokumentaatio, joka palvelee hyvin Särkänniemen taloushallinnon tarpeita. Dokumentaatiota on myös mahdollista laajentaa myöhemmin yrityksen muidenkin osastojen käyttöön. Valmis työ esitellään liitetietona. Vastuuhenkilöiden nimet ovat kuitenkin luottamuksellisia ja ne jätettiin pois työn julkisesta versiosta. Lisäksi dokumentaatio julkaistiin Tilisanomissa käytännönläheisenä mallina yrityksen arkistoinnin dokumentaatiosta.

Due to the reform of the Accounting Legislation in 2016 it is now possible to archive electronically all the company’s accounting material. In addition, the usage of outsourcing and cloud services has increased. Therefore, many companies are in a situation that some of their material is archived in paper and some electronically to several different computer systems. The topic of the thesis was to get acquainted with the type of material there is to be archived in the financial administration in general as well as the legal aspects regarding the archiving and documentation of the material. Based on these aspects, there was a documentation of the archives formed for Tampereen Särkänniemi Oy’s finance department. In addition, three specialists in the field were interviewed regarding the archiving and the documentation of archives as well as the challenges and trends they hold.

The purpose of the thesis was to develop the archiving in the finance department of Tampereen Särkänniemi Oy. This was done by e.g. aggregating what kind of information and in which processes was generated in the finance department as well as what legal aspects needed to be considered when organising the archiving and the documentation of archives. In addition, there were some concepts of document management as well as the development, trends and different systems solutions of the finances and the archiving addressed.

Tampereen Särkänniemi Oy had already composed a documentation in connection with the financial statement as required by the law. The objective of the thesis was to formulate a more detailed documentation as an internal tool for the personnel. In the documentation there were included e.g. the time and place requirements of the archives, the persons responsible for the material and the access limitations.

As a result, there was formed a documentation that well-serves the needs of the finance department. In addition, it is easy to expand the documentation to cover the archiving of the other departments in the company. The finished documentation was presented as an appendix 1. The names of the persons responsible for the materials were considered confidential and therefore were not presented in the public version of the documentation. Furthermore, the documentation was published on the webpage of Tilisanomat as a practical example of such documentation of the archives.