Tilausten ja ostolaskujen täsmäyttäminen osana hankinnan kehittämisprojektia Case: Ramirent Finland Oy

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään hankintaprojektia ja sen myötä käyttöönotettavaa sähköistä tilausjärjestelmää, joka mahdollistaa tilausten ja ostolaskujen automaattitäsmäytyksen. Työn toimeksiantajana on Ramirent Finland Oy ja merkittävin tiedonlähde opinnäytetyön tekemisessä on ollut yrityksen hankintapäällikkö.

Työssä kuvataan yrityksen hankintaprojektin etenemistä ja sen myötä tapahtuvia prosessimuutoksia. Hankintaprojekti alkoi keväällä 2012 ja päättyi saman vuoden loppusyksystä. Keskeisenä tavoitteena projektissa on keskittää yleistarvikehankinnat vain tietyille toimittajille, ja samalla ottaa käyttöön sähköinen tilaaminen. Työn tavoitteena on selvittää, kuinka tilausjärjestelmän käyttö muuttaa tilausprosessia ja edelleen automaattitäsmäytyksen käyttöönoton jälkeen yrityksen ostolaskuprosessia. Raportissa käsitellään erillisinä osioina hankintaa, tilauksia, ostolaskuja ja automaattitäsmäytystä.

Työ perustuu hankintapäällikön kanssa käytyihin keskusteluihin ja niistä saadun tiedon analysointiin teoriaa hyväksikäyttäen. Teoriapohjassa on käytetty hyväksi kirjallisuutta ja ajankohtaisia lehtiartikkeleita, minkä lisäksi työn kirjoittajalla on omakohtaista kokemusta yrityksen toiminnasta ja ostolaskujen kierrosta.

Hankintaprojektin tuloksena yleistarvikehankinnat tullaan jatkossa tekemään yhdeltä toimittajalta, jolle tilaukset lähetetään xml-tiedostoina sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Hankintoja keskittämällä yritys sai aikaan huomattavat kustannussäästöt, minkä lisäksi tilausprosessista tuli yhtenäisempi ja yrityksen hankintapolitiikka on paremmin noudatettavissa. Tilausjärjestelmän käyttöönoton avulla tiedonvälitys toimii nopeammin ja tulevat hankinnat ovat paremmin koko organisaation tiedossa. Tilausjärjestelmän käyttö tuo paljon etuja sekä koko organisaatiolle että yksittäisille työntekijöille.

Tilausten teko järjestelmän avulla mahdollistaa ostolaskuprosessin automatisoinnin kohdistamalla tehdyt tilaukset tulleisiin ostolaskuihin. Täsmäytyksen avulla ostolaskuprosessi pystytään automatisoimaan lähes kokonaan ja työntekijöiden ostolaskujen käsittelyyn kuluva aika on hyödynnettävissä yrityksen kannalta tärkeämpiin asioihin.

The topic of this thesis is a purchasing project. And implementing the electronic ordering system which enables the automatic reconciliation of the orders and the purchase invoices with it. The thesis was commissioned by Ramirent Finland Ltd and the most important source of information for the thesis has been the company’s Sourcing Manager.

In the thesis, the progress of the company’s purchasing project the emerging process changes emerging due to it are described. The purchasing project started in the spring of 2012 and was completed at the end of the following autumn. The main objective of the project is to centralize the purchasing of the general supplies to specific suppliers, and simultaneously introduce the electronic ordering. The aim of this thesis is to examine how the usage of the ordering system transforms the ordering process, and with the con-tribution of the automatic reconciliation, the company’s purchase invoice process.

The thesis is based on the consultations with the Sourcing Manager. The information gathered is analyzed with the help of theory. In the theoretical section, literature and cur-rent newspaper articles were used, as well as the author’s first-hand experience of the company’s operations and the circulation of the purchase invoices.

As the result of the purchasing project, in the future the purchases of general supplies will be made from one supplier, to whom the orders will be sent as xml-files through the elec-tronic ordering system. By centralizing the purchases, the company achieved substantial cost savings, in addition to making the ordering process more uniform and the company’s purchasing policy easier to follow. With the help of the implementation of the ordering system, the communication is quicker and the future purchases are better known throughout the whole organization. The usage of the ordering system brings many bene-fits to both; the whole organization as well as the individual employees.

Conducting the orders through the ordering system enables the automation of the pur-chase invoice process by matching the dispatched orders to the right purchase invoices. By the means of reconciliation, the purchase invoice process can be almost completely automated and the time spent on the handling of the purchase invoices can be utilized to the company’s more crucial matters.