Tilausten ja ostolaskujen täsmäyttäminen osana hankinnan kehittämisprojektia Case: Ramirent Finland Oy
Rajala, Mimosa (2012)
Rajala, Mimosa
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012112316113
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012112316113
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä käsitellään hankintaprojektia ja sen myötä käyttöönotettavaa sähköistä tilausjärjestelmää, joka mahdollistaa tilausten ja ostolaskujen automaattitäsmäytyksen. Työn toimeksiantajana on Ramirent Finland Oy ja merkittävin tiedonlähde opinnäytetyön tekemisessä on ollut yrityksen hankintapäällikkö.
Työssä kuvataan yrityksen hankintaprojektin etenemistä ja sen myötä tapahtuvia prosessimuutoksia. Hankintaprojekti alkoi keväällä 2012 ja päättyi saman vuoden loppusyksystä. Keskeisenä tavoitteena projektissa on keskittää yleistarvikehankinnat vain tietyille toimittajille, ja samalla ottaa käyttöön sähköinen tilaaminen. Työn tavoitteena on selvittää, kuinka tilausjärjestelmän käyttö muuttaa tilausprosessia ja edelleen automaattitäsmäytyksen käyttöönoton jälkeen yrityksen ostolaskuprosessia. Raportissa käsitellään erillisinä osioina hankintaa, tilauksia, ostolaskuja ja automaattitäsmäytystä.
Työ perustuu hankintapäällikön kanssa käytyihin keskusteluihin ja niistä saadun tiedon analysointiin teoriaa hyväksikäyttäen. Teoriapohjassa on käytetty hyväksi kirjallisuutta ja ajankohtaisia lehtiartikkeleita, minkä lisäksi työn kirjoittajalla on omakohtaista kokemusta yrityksen toiminnasta ja ostolaskujen kierrosta.
Hankintaprojektin tuloksena yleistarvikehankinnat tullaan jatkossa tekemään yhdeltä toimittajalta, jolle tilaukset lähetetään xml-tiedostoina sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Hankintoja keskittämällä yritys sai aikaan huomattavat kustannussäästöt, minkä lisäksi tilausprosessista tuli yhtenäisempi ja yrityksen hankintapolitiikka on paremmin noudatettavissa. Tilausjärjestelmän käyttöönoton avulla tiedonvälitys toimii nopeammin ja tulevat hankinnat ovat paremmin koko organisaation tiedossa. Tilausjärjestelmän käyttö tuo paljon etuja sekä koko organisaatiolle että yksittäisille työntekijöille.
Tilausten teko järjestelmän avulla mahdollistaa ostolaskuprosessin automatisoinnin kohdistamalla tehdyt tilaukset tulleisiin ostolaskuihin. Täsmäytyksen avulla ostolaskuprosessi pystytään automatisoimaan lähes kokonaan ja työntekijöiden ostolaskujen käsittelyyn kuluva aika on hyödynnettävissä yrityksen kannalta tärkeämpiin asioihin.
Työssä kuvataan yrityksen hankintaprojektin etenemistä ja sen myötä tapahtuvia prosessimuutoksia. Hankintaprojekti alkoi keväällä 2012 ja päättyi saman vuoden loppusyksystä. Keskeisenä tavoitteena projektissa on keskittää yleistarvikehankinnat vain tietyille toimittajille, ja samalla ottaa käyttöön sähköinen tilaaminen. Työn tavoitteena on selvittää, kuinka tilausjärjestelmän käyttö muuttaa tilausprosessia ja edelleen automaattitäsmäytyksen käyttöönoton jälkeen yrityksen ostolaskuprosessia. Raportissa käsitellään erillisinä osioina hankintaa, tilauksia, ostolaskuja ja automaattitäsmäytystä.
Työ perustuu hankintapäällikön kanssa käytyihin keskusteluihin ja niistä saadun tiedon analysointiin teoriaa hyväksikäyttäen. Teoriapohjassa on käytetty hyväksi kirjallisuutta ja ajankohtaisia lehtiartikkeleita, minkä lisäksi työn kirjoittajalla on omakohtaista kokemusta yrityksen toiminnasta ja ostolaskujen kierrosta.
Hankintaprojektin tuloksena yleistarvikehankinnat tullaan jatkossa tekemään yhdeltä toimittajalta, jolle tilaukset lähetetään xml-tiedostoina sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Hankintoja keskittämällä yritys sai aikaan huomattavat kustannussäästöt, minkä lisäksi tilausprosessista tuli yhtenäisempi ja yrityksen hankintapolitiikka on paremmin noudatettavissa. Tilausjärjestelmän käyttöönoton avulla tiedonvälitys toimii nopeammin ja tulevat hankinnat ovat paremmin koko organisaation tiedossa. Tilausjärjestelmän käyttö tuo paljon etuja sekä koko organisaatiolle että yksittäisille työntekijöille.
Tilausten teko järjestelmän avulla mahdollistaa ostolaskuprosessin automatisoinnin kohdistamalla tehdyt tilaukset tulleisiin ostolaskuihin. Täsmäytyksen avulla ostolaskuprosessi pystytään automatisoimaan lähes kokonaan ja työntekijöiden ostolaskujen käsittelyyn kuluva aika on hyödynnettävissä yrityksen kannalta tärkeämpiin asioihin.