Kestävät kokousjärjestelyt Suomen EU-puheenjohtajakaudella 1.7.–31.12.2019
Mäkipää, Elina (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052410698
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021052410698
Tiivistelmä
Opinnäytetyö kuvaa valtioneuvoston kanslian Suomen EU-puheenjohtajuussihteeristön toteuttamia kestäviä kokousjärjestelyjä Suomen EU:n puheenjohtajakaudella 1.7.–31.12.2019. Puheenjohtajakauden kokoukset järjestettiin kestävän kehityksen periaatteita noudattaen.
Kestävien kokousjärjestelyiden toteuttamiseen löytyy tutkimuskirjallisuutta, oppaita ja muistilistoja kokousjärjestäjille. Myös erilaisia sertifikaatteja ja ympäristömerkkejä on tarjolla. Valtionhallinnossa ei kuitenkaan ollut puheenjohtajakaudella vakiintuneita käytäntöjä kestävien kokousten järjestämiseen. EU-puheenjohtajuussihteeristö toimi tässä osin edelläkävijänä ja loi uusia käytäntöjä.
Tutkimuksessa selvitettiin, miten kestäviin kokousjärjestelyihin valmistauduttiin ja miten niitä käytännössä toteutettiin puheenjohtajakaudella eri osa-alueilla. Kokousjärjestelyiden osa-alueita olivat mm. kokouspaikan valinta, kokouskäytännöt, liikkuminen, ruokajärjestelyt ja vieraille jaettavat lahjat. Lisäksi selvitettiin, miten kestävissä kokousjärjestelyissä onnistuttiin ja miten kestävistä kokousratkaisuista viestittiin sidosryhmille.
Opinnäytetyön tutkimusmateriaalina olivat valtioneuvoston kanslian kokousjärjestelyiden asiantuntijoiden haastattelut, jotka tehtiin vuodenvaihteessa 2019–2020, sekä valtioneuvoston kanslian viestintäosaston tuottama aineisto Twitterissä, Instagramissa ja YouTubessa. Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen tutkimus ja haastattelujen analyysimenetelmänä oli sisällönanalyysi. Kestävät kokousjärjestelyt linkittyvät tietoperustassa osaksi kestävän matkailun tutkimusta.
Kestäviä kokousjärjestelyitä toteutettiin käytännössä mm. keskittämällä kokoukset Finlandia-talolle, vähentämällä kokousten määrää ja kuljetuksia, painottamalla kasvisruokaa ja luopumalla lahjoista sekä kompensoimalla kokousvieraiden lennoista aiheutuvat päästöt. Opinnäytetyössä esitetään toimia, joissa onnistuttiin, sekä toimia, joissa olisi ollut parannettavaa. Kestävistä kokousjärjestelyistä viestittiin melko maltillisesti.
Opinnäytetyön tuloksia voidaan hyödyntää paitsi Suomen seuraavalla EU-puheenjohtajakaudella, myös kokous-, konferenssi- ja seminaarijärjestelyissä yleisemmin. Ympäristötietoisuuden kasvaessa kaikki kokousjärjestäjät joutuvat pohtimaan samoja kysymyksiä kestävyydestä, perustelemaan tehdyt valinnat sekä viestimään kokousratkaisuiden kestävyydestä ja kokousvieraiden hiilijalanjäljestä.
Kestävien kokousjärjestelyiden toteuttamiseen löytyy tutkimuskirjallisuutta, oppaita ja muistilistoja kokousjärjestäjille. Myös erilaisia sertifikaatteja ja ympäristömerkkejä on tarjolla. Valtionhallinnossa ei kuitenkaan ollut puheenjohtajakaudella vakiintuneita käytäntöjä kestävien kokousten järjestämiseen. EU-puheenjohtajuussihteeristö toimi tässä osin edelläkävijänä ja loi uusia käytäntöjä.
Tutkimuksessa selvitettiin, miten kestäviin kokousjärjestelyihin valmistauduttiin ja miten niitä käytännössä toteutettiin puheenjohtajakaudella eri osa-alueilla. Kokousjärjestelyiden osa-alueita olivat mm. kokouspaikan valinta, kokouskäytännöt, liikkuminen, ruokajärjestelyt ja vieraille jaettavat lahjat. Lisäksi selvitettiin, miten kestävissä kokousjärjestelyissä onnistuttiin ja miten kestävistä kokousratkaisuista viestittiin sidosryhmille.
Opinnäytetyön tutkimusmateriaalina olivat valtioneuvoston kanslian kokousjärjestelyiden asiantuntijoiden haastattelut, jotka tehtiin vuodenvaihteessa 2019–2020, sekä valtioneuvoston kanslian viestintäosaston tuottama aineisto Twitterissä, Instagramissa ja YouTubessa. Tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen tutkimus ja haastattelujen analyysimenetelmänä oli sisällönanalyysi. Kestävät kokousjärjestelyt linkittyvät tietoperustassa osaksi kestävän matkailun tutkimusta.
Kestäviä kokousjärjestelyitä toteutettiin käytännössä mm. keskittämällä kokoukset Finlandia-talolle, vähentämällä kokousten määrää ja kuljetuksia, painottamalla kasvisruokaa ja luopumalla lahjoista sekä kompensoimalla kokousvieraiden lennoista aiheutuvat päästöt. Opinnäytetyössä esitetään toimia, joissa onnistuttiin, sekä toimia, joissa olisi ollut parannettavaa. Kestävistä kokousjärjestelyistä viestittiin melko maltillisesti.
Opinnäytetyön tuloksia voidaan hyödyntää paitsi Suomen seuraavalla EU-puheenjohtajakaudella, myös kokous-, konferenssi- ja seminaarijärjestelyissä yleisemmin. Ympäristötietoisuuden kasvaessa kaikki kokousjärjestäjät joutuvat pohtimaan samoja kysymyksiä kestävyydestä, perustelemaan tehdyt valinnat sekä viestimään kokousratkaisuiden kestävyydestä ja kokousvieraiden hiilijalanjäljestä.