Palveluprosessien ja projektien laadunhallinta : Case Yritystehdas Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää mitä vaatimuksia dokumentaation hallinnalla on laadunhallintastandardien näkökulmasta. Tavoitteena oli tutkia, kuinka yrityksen nykyinen dokumentaation hallinta eroaa standardin mukaisesta ohjeistuksesta. Tämän lisäksi tarkoituksena oli ohjeistaa yritystä dokumentaation hallinnassa siten, että dokumentaation hallinta tehostaa prosesseja ja laadunhallintaa. Tutkimusaineiston hankkiminen toteutettiin haastattelemalla yrityksen työntekijöitä. Tutkimuksessa tuli ilmi, että yrityksessä on mietitty dokumentaation hallintaan liittyviä asioita joissain määrin, mutta myös kehitettävää löytyi. Yrityksessä oli mietitty muun muassa dokumenttien säilytyspaikkoja ja tietosuojaa. Prosessin osalta tutkimuksessa löytyi epäkohtia prosessiin kuuluvuuteen ja sen omistajuuteen liittyen. ISO 9001 laadunhallintastandardin mukaisen laadun- ja dokumentaationhallintajärjestelmän luomiseksi, organisaation tulee määrittää laadunhallinnan piiriin kuuluva dokumentoitu tieto, sen säilytysajat ja tallennusväline. Lisäksi tulisi varmistaa dokumenttien yksilöinti ja tunnistus, sekä huomioida dokumentin elinkaarihallinta, johon kuuluu dokumentin hallinta sen luomisesta arkistointiin ja poistamiseen saakka. Tärkeimmät dokumentit tulisi katselmoida ja hyväksyä ennen käyttöönottoa. Tärkeänä osana laadunhallintaa on myös muutostenhallinta, sekä jäljitettävyys, mikä tulisi varmistaa tarvittavien dokumenttien ja toiminnan osalta. Lisäksi prosessien toiminnan ja kehittämisen kannalta prosesseille tulisi määrittää prosessin omistaja.