Tapahtumien järjestäminen Espoossa korona-aikana tapahtumajärjestäjien näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli tutkia tapahtumien järjestämistä korona-aikana Espoossa tapahtumajärjestäjien näkökulmasta. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Visit Espoo. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia millaisia haasteita, onnistumisia sekä oppeja tapahtumajärjestäjillä on ollut korona-aikana tapahtumien järjestämisen suhteen. Lisäksi tutkittiin millaisia käytäntöjä he ovat ottaneet yrityksensä toimintaan mukaan ja uskovatko he, että jokin näistä käytännöistä jäisi myös tulevaisuuteen. Opinnäytetyössä tutkittiin myös virtuaalisten tapahtumien järjestämistä sekä niiden haasteita ja onnistumisia.

Työ toteutettiin kvalitatiivisella eli laadullisella tutkimusmenetelmällä. Tutkimukseen haastateltiin yhdeksää tapahtumajärjestäjää Espoossa. Tutkimukset toteutettiin Microsoft Teamsin kautta tehtävällä haastattelulla sekä sähköisellä lomakehaastattelulla, jossa oli avoimia kysymyksiä. Analysointimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysia. Tuloksista kävi ilmi se, että tapahtumajärjestäjillä on selvästi tarve puhua rankasta koronavuodesta. Haasteista ja vaikeuksista huolimatta haastateltavat löysivät paljon myös onnistumisia sekä oppeja. Etenkin virtuaalisiin tapahtumiin osallistuneiden palautteet ovat olleet tapahtumajärjestäjille tärkeitä. Jokainen haastateltava oli järjestänyt virtuaalisia ta pahtumia koronan aikana. Ennen koronaa neljä haastateltavaa yhdeksästä ei ollut järjestänyt virtuaalisia tapahtumia.

Tulosten mukaan tarve puhua on valtava ja tapahtumajärjestäjille pitäisi antaa enemmän mahdollisuuksia avoimeen keskusteluun. Esimerkiksi keskustelumahdollisuudet muiden tapahtumajärjestäjien kanssa voisi olla hyvä tapa saada vertaistukea. Tapahtumajärjestäjien tukemiseen ja ohjeiden riittävyyteen pitäisi panostaa myös enemmän. Tapahtumajärjestäjillä olivat saaneet tukea muun muassa muilta alan toimijoilta sekä omalta organisaatioltaan. Tulevaisuuden varalle olisi hyvä olla kunnon toimintaohjeet, jotta osattaisiin reagoida nopeammin samankaltaiseen tilanteeseen. Myös henkilöstön motivoimiseen sekä arvostukseen tulisi kiinnittää enemmän huomiota.