Onnistuneen muutosprosessin ymmärtäminen kunta-alalla

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on ymmärtää kunta-alalla organisaatiomuutoksiin vaikuttavia taustatekijöitä, sekä tutkia organisaatiomuutosprosessia sekä siihen liittyvää yhteistoimintamenettelyä. Organisaatiomuutoksien taustalla vaikuttaa aina jokin syy, miksi muutos on tarpeellinen. Maailma muuttuu ympärillämme jatkuvasti ja kunta-alan organisaatioiden on pysyttävä mukana uudistuvassa toimintaympäristössä. Tulevaisuuteen voidaan varautua ennakoimalla tulevaisuuden kehityssuuntia. Kunta-alalla julkisen johtamisen erityispiirteet, kuten arvopohja, oikeusvaltioperiaate, verovaroin kustannettavat palvelut ja julkisuusvaatimus tuovat oman sävynsä organisaatiomuutoksien suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin. Raportti koostuu kirjallisuustutkimukseen perustuvasta teoriaosuudesta ja laadullisesta tutkimuksesta, jossa on tutkittu todellista laajahkoa organisaatiomuutosta dokumentteihin perustuvan analyysin avulla. Laadullisen tutkimuksen avulla voitiin osoittaa, että yhteistoimintamenettely sijoittuu John P. Kotterin (1996) onnistuneen muutosprosessiin kolmeen ensimmäiseen vaiheeseen. Yhteistoimintamenettely on muutostilanteissa aloitettava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja neuvottelut on todettava päättyneiksi ennen kuin päätös muutoksesta tehdään. Tutkimuksessa löydettiin myös neljä työkalua, joiden avulla voidaan suunnitella, toteuttaa ja arvioida organisaatiomuutoksia.

The aim of the thesis is to understand the background factors influencing organizational change in the municipal sector. And also to study the organizational change as a process and to study the employee co-operation negotiations, which are regulated in the Finnish law. The change in organization has always some background reason why the change is necessary and urgent. The world around us is changing all the time and municipal organizations must keep up with the diverse work environment. It is important to predict and to be prepared for the future by observing the weak signals, trends and megatrends. Public leading and management has its own specific feature, such as the public value base, the rule of law, tax-funded services and the publicity requirement. These features bring their own flavor to the planning, implementation and evaluation of an organizational change. This research report includes two parts: the theoretical part based on a literature search and a qualitative study. The qualitative study focuses on a real large-scale organizational change through document-based analysis. The qualitative study result was that the employee co-operation negotiations are placed into the first three stages of John P. Kotter’s (1996) successful process of leading change. The co-operation negotiation based on Finnish law must be started as early as possible in the planning phase and the negotiations must be declared closed before a decision on the change is made. The study also found four existing tools to plan, implement, and evaluate organizational change.