Vastuullisuus julkisen sektorin tietotekniikkalaitteiden hankinnoissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten vastuullisuuden näkökulmat vaikuttavat julkisen sektorin tietotekniikkalaitteiden hankintaan. Tavoitteena oli siis tutkia, miten vastuullisuus näkyy julkisissa hankinnoissa, mitkä asiat vaikuttavat hankintapäätökseen ja mitä haasteita vastuullisuus tuo julkisiin tietotekniikkahankintoihin. Opinnäytetyössä on keskitytty Suomen julkisiin tietotekniikkalaitteiden hankintoihin, mutta työn teoriaosassa on katsottu asioita myös kansainvälisestä näkökulmasta.

Tutkimusmenetelmänä tässä opinnäytetyössä käytettiin laadullista menetelmää. Opinnäytetyön teoriaosassa käydään läpi vastuullisuuden näkökulmia, sertifikaatteja, standardeja ja järjestelmiä, julkisen ja vastuullisen hankinnan määritelmiä, näitä koskevia lakeja sekä organisaatioiden suosituksia ja sopimuksia. Työssä on useita eri näkökulmia, jotka johdattavat lukijaa miettimään erilaisia vastuullisuuden näkökulmia. Aineistonkeruuna toimivat puhelin- ja sähköpostihaastattelut. Haastatteluihin valittiin julkisia tietotekniikkahankintoja tekeviä asiantuntijoita julkisen sektorin yrityksistä. Laadittujen kysymysten pohjalta tavoitteena oli löytää tutkimuskysymyksiin vastaukset. Kysymykset olivat jokaiselle haastateltavalle samat, jotta pystyttäisiin huomaamaan, löytyykö vastauksista mahdollisesti samankaltaisuuksia.

Saatujen haastattelutulosten perusteella voidaan sanoa, että hankinnoissa hinta on edelleen suurin kriteeri. Haastateltavien mukaan vastuullisuutta voidaan vaatia toimittajilta sopimuksissa, mutta se ei ole ensimmäisenä kriteerinä. Ajankohtaisia vastuullisuustoimia on kuitenkin tehty hankintayksiköissä hankkeiden ja toimintojen pohjalta. Haastateltavien vastaukset eroavat toisistaan vastuullisuusnäkökulman puitteissa, koska hankintayksiköillä on eri tarpeet ja resurssit hankkia tietotekniikkalaitteita vastuullisesti.

Vastuullisuus ja sen merkitys julkisissa hankinnoissa tulee olemaan nyt ja tulevaisuudessa yksi isoimmista huomioon otettavista asioista. Tietotekniikkalaitteiden julkisissa hankinnoissa vastuullisuutta ei pidetä silti vielä isoimpana kriteerinä. Toisaalta julkishallinnon yrityksillä on toimenpiteitä ja hankkeita, joilla yritetään edistää taloudellisia, sosiaalisia ja ympäristön kannalta oleellisia asioita. Sopimusten ja suositusten avulla taas yksiköt voivat johtaa paremmin vastuullisia hankintojaan.

The objective of the thesis was to examine how different perspectives of responsibility effect on public sectors' information technology equipment procurement. As said, the main aspiration was to examine how responsibility is involved in public sector’s IT-equipment procurement and what are the matters that influence the procurement decision. In addition to the previous, the aim was to find out which are the difficulties that responsibility creates, when executing public information technology procurement. The focus of this thesis is on the procurement that is made in Finland even though, there are some parts that include international aspect as well.

The thesis was executed as a qualitative study. In the theory part of the thesis there were different aspects of responsibility, certificates, standards as well as schemes, the definitions of public and responsible procurement and different laws that are related to these and finally some recommendations and agreements of different organizations. In this thesis various aspects are presented regarding responsibility, to encourage the reader to think further. As proceeding to the phase of executing the study, the method that was found suitable was interviewing public IT-equipment procurement specialists individually by phone and with questions that were sent by email. The aim was to find answers to the research questions that were the same for each interviewee. Thus, it was easier to understand if the interviewees consider things same way.

The results of the interviews show that the most important criterion in procurement is still the price. Interviewees mention that it is possible to demand responsibility from the supplier, but it is not a priority. Fortunately, there are new initiatives and steps done in the procuring entities towards more responsible procurement. The differences between the interviewees’ answers were shown in the needs and resources of purchasing IT-equipment, since they are relatively different in each procuring entity.

The importance of responsibility will increase in the future and will have heavier impact when planning on procurement in public sectors procuring entities. On the other hand, as of now, the importance of responsibility in IT-equipment procurement is still not on top of the criteria list. Fortunately, the public sector’s procuring entities have developed several medium-term plans and many projects that increase economic, social, and ecological responsibility. With the help of agreements and recommendations, it is easier for public sector’s entities to direct their procurement towards more responsible choices.